چک لیست وظایف مدیر ساختمان . بخش ۲
مقدمه
در مجموعه املاکی که به صورت یکپارچه توسط یک شخص و یا یک مدیر به امور مالی و خدماتی همچون ساختمان، شهرک‌های مسکونی یکپارچه، مجتمع‌های تجاری و یا برج‌های آپارتمانی رسیدگی میشود الزامی میباشد تا مدیران و ساکنین از وظایف شخص مدیر مجموعه (مدیر املاک/مدیر ساختمان) اطلاع یابند.
این مقاله به جهت تکمیل مطلب چک لیست وظایف مدیر مجموعه املاک تدوین شده. به این منظور مطالعه مطلب قبلی که در وبلاگ پلتفرم مدیریت املاک و مستغلات ملکبا ابتداََ پیشنهاد میگردد. فهرست عناوین سرفصل‌های مطلب قبلی به شرح ذیل میباشد:
- مدیر مجموعه املاک یا مدیر ساختمان کیست؟
- حقوق و مزایای مدیر ساختمان
- مواردی که در چک لیست وظایف مدیر ساختمان می آید
و در این مطلب میخوانید:
- نظارت بر پارکینگ و انباری
- اجاره مشاعات، پارکینگ و انباری‌ها
- فراهم سازی سیستم امنیتی
- بهبود و توسعه فضای سبز
- نظارت و رسیدگی به فرایندهای نظافتی
- پیگیری امور سازمانی و اداری
- برطرف کردن تداخلات اتفاقی ساکنین
- نظارت بر فرایند جابجایی اثاثه
- پیگیری تا حصول ایرادات
- بازرسی بر سیستم نظافتی یکپارچه
- نوسازی و بهبود فضای مشاعات
موارد ذکر شده در این مطلب جزو وظایف تکمیلی مدیران مجموعه املاک به حساب می‌آید. هرچند گاهاً مشکلاتی به وجود می‌آید که حیطه وظایف مدیر ساختمان نبوده و در چک لیست نیز موردی از آن یافت نمی‌شود، اما با توجه به اختیارات، مدیر می‌تواند در حل کردن این مشکلات نیز تلاش کند.
نظارت بر پارکینگ و انباری
نظارت بر پارکینگ و انباری از وظایف مهم مدیر ساختمان است که به منظور حفظ نظم، امنیت و سلامت محیط ساختمان انجام میشود. در ادامه توضیحاتی درباره این وظایف ذکر میشود:
- برنامه‌ریزی و سازماندهی:
- تعیین نقاط مشخص برای پارکینگ و انباری در ساختمان.
- تخصیص مکان‌های مناسب به ساکنین یا کاربران ساختمان.
- نظارت بر تخصیص و استفاده از مکان‌ها:
- اطمینان از رعایت قوانین و مقررات مربوط به تخصیص پارکینگ و انباری.
- پیشگیری از استفاده نامناسب یا غیرمجاز از این فضاها.
- مدیریت تردد:
- کنترل تردد و ورود خودروها به پارکینگ و انباری.
- ایجاد سیستم‌های مناسب برای کنترل دسترسی به این فضاها.
- حفظ امنیت:
- نظارت بر نصب و استفاده از سیستم‌های امنیتی مانند دوربین‌های مداربسته.
- رصد فعالیت‌های مشکوک و اعلام به مراجع ذی‌صلاح در صورت نیاز.
- نظافت و بهسازی:
- اطمینان از نظافت و بهسازی منظم این فضاها.
- مدیریت زمانبندی تعمیرات و نگهداری تجهیزات مرتبط.
- ارتباط با ساکنین:
- اطلاع‌رسانی به ساکنین در مورد هرگونه تغییر یا توجیهات مربوط به پارکینگ و انباری.
- پاسخ به شکایات و سوالات مرتبط با این حوزه.
- مدیریت تخلفات:
- برخورد با تخلفات مرتبط با استفاده اشتباه از پارکینگ و انباری.
- اجرای تدابیر تربیتی یا جریمه‌ای در صورت لزوم.
- پیشگیری از تزاحم و مسدودی:
- جلوگیری از تشکیل ترافیک ناشی از تردد نامنظم یا نامتعارف در این فضاها.
این وظایف در کل به منظور بهبود کیفیت زندگی ساکنین، حفظ نظم و امنیت ساختمان، و بهره‌وری بهتر از فضاهای مشترک انجام می‌شوند.
اجاره مشاعات، پارکینگ و انباری‌ها
اجاره مشاعات، پارکینگ و انباری‌ها توسط مدیر ساختمان یکی از راه‌های مهم برای تأمین درآمد برای مدیریت ساختمان و همچنین بهره‌وری از فضاهای مشترک است. در زیر، توضیحاتی درباره این مسئله آمده است:
- اجاره مشاعات:
- نوع فضاها: این شامل فضاهای مشترک مانند سالن‌های ورزشی، لابی، سالن‌های جلسات، استخرها و سایر امکانات مشترک ساختمان میشود.
- پیشنهاد خدمات: مدیر ساختمان ممکن است خدمات اضافی مثل خدمات نظافت، نگهداری و تعمیرات را به افرادی که این فضاها را اجاره می‌دهند، ارائه دهد.
- اجاره پارکینگ:
- نظارت بر پارکینگ: مدیر ساختمان مسئول نظارت بر پارکینگ‌های ساختمان است و می‌تواند بخشی از این فضاها را به ساکنین یا خارج از ساختمان اجاره دهد.
- تعیین قیمت: تعیین قیمت اجاره پارکینگ‌ها بر اساس موقعیت، امکانات فرعی، ویژگی‌های امنیتی و دیگر عوامل مرتبط.
- اجاره انباری‌ها:
- نوع انباری: انباری‌ها معمولاً برای ذخیره سازی اجناس، وسایل فرعی یا وسایل فرهنگی به کار می‌روند. مدیر ساختمان ممکن است بخشی از این انباری‌ها را به ساکنین یا افراد خارج از ساختمان اجاره دهد.
- مدیریت تخلفات: مدیر ساختمان باید نظارت بر استفاده مناسب از انباری‌ها داشته باشد و در صورت تخلف یا استفاده نادرست، اقدامات مناسب را انجام دهد.
- قراردادهای اجاره:
- تدوین قرارداد: اجاره فضاهای مشترک، پارکینگ و انباری‌ها نیاز به تدوین قراردادهای اجاره دارد که شامل شرایط مالی، مدت زمان اجاره، وظایف طرفین و سایر جزئیات مرتبط با اجاره است.
- پیگیری قراردادها: مدیر ساختمان مسئولیت پیگیری اجرای قراردادهای اجاره را دارد و در صورت نقض یا مشکلات، باید اقدامات لازم را انجام دهد.
اجاره این فضاها به عنوان یک منبع درآمد می‌تواند به مدیر ساختمان کمک کند تا هزینه‌ها را تأمین کرده و بهبود کیفیت سرویس‌ها در ساختمان ارائه دهد. همچنین، این اقدامات می‌توانند به فرآیند مدیریت ساختمان و حفظ ترتیب و نظم کمک کنند.
فراهم سازی سیستم امنیتی
فراهم‌سازی و نظارت بر سیستم امنیتی یکی از وظایف مهم مدیر ساختمان است تا امنیت ساختمان و ساکنین تضمین شود. در زیر، وظایف مدیر ساختمان در خصوص فراهم‌سازی سیستم امنیتی شرح داده شده است:
- تحلیل نیازها:
- بررسی نیازها و مخاطرات امنیتی ساختمان و مناطق مشترک.
- ارزیابی نقاط ضعف و احتمالی در سیستم امنیتی فعلی.
- انتخاب تجهیزات:
- انتخاب و تهیه تجهیزات امنیتی مناسب، از جمله دوربین‌های مداربسته (CCTV)، سیستم‌های اعلان حریق، سیستم‌های کنترل دسترسی، و سایر دستگاه‌های مرتبط.
- انتخاب تجهیزاتی که با نیازها و امکانات ساختمان هماهنگ باشند.
- نصب و راه‌اندازی:
- انجام نصب صحیح و راه‌اندازی تجهیزات امنیتی.
- هماهنگ‌سازی تجهیزات با یکدیگر و با سیستم‌های مرتبط دیگر (مانند سیستم‌های تهویه، نورپردازی و غیره).
- برنامه‌ریزی نظارت:
- تدوین برنامه‌های نظارتی برای کاهش مخاطرات امنیتی.
- تنظیمات و برنامه‌ریزی مناسب برای دوربین‌های مداربسته و دیگر تجهیزات.
- آموزش و آگاهی:
- آموزش به ساکنین در مورد استفاده صحیح از تجهیزات امنیتی.
- اطلاع‌رسانی به ساکنین در مورد تغییرات در سیستم امنیتی و هشدارهای امنیتی.
- پایش و نظارت:
- نظارت دائمی بر عملکرد تجهیزات امنیتی.
- پیگیری از وقوع هرگونه حادثه یا نقض امنیتی.
- پاسخ به حوادث:
- ایجاد طرح‌ها و پروتکل‌هایی برای پاسخ به حوادث امنیتی.
- همکاری با نیروهای امنیتی محلی در صورت نیاز.
- تکنولوژی جدید:
- آشنایی با تکنولوژی‌های جدید و به‌روز در حوزه امنیت.
- ارزیابی امکانات تکنولوژیک جدید برای بهبود سیستم امنیتی.
- پشتیبانی فنی:
- فراهم‌سازی خدمات پشتیبانی فنی و تعمیرات فوری در صورت نقص یا مشکل در تجهیزات امنیتی.
- ایجاد تعامل با شرکت‌های تأمین کننده تجهیزات برای اطمینان از به‌روز بودن تجهیزات.
تمام این وظایف به منظور افزایش امنیت ساختمان و حفاظت از ساکنین و ممتلکات مشترک در آن انجام می‌شوند.
بهبود و توسعه فضای سبز
بهبود و توسعه فضای سبز یکی از وظایف مهم مدیر ساختمان است که بهبود کیفیت زندگی ساکنین، افزایش ارزش املاک، و بهبود زیبایی و ارتباط اجتماعی در ساختمان کمک می‌کند. در زیر وظایف مدیر ساختمان در این زمینه توضیح داده شده است:
- برنامه‌ریزی طرح فضای سبز:
- تهیه طرح‌ها و نقشه‌هایی که از توسعه و بهبود فضای سبز در داخل و خارج از ساختمان حمایت کند.
- تدوین برنامه‌های گام به گام برای اجرای طرح‌های فضای سبز.
- انتخاب گیاهان و نظرسنجی:
- انتخاب گیاهان مناسب با محیط و اقلیم منطقه.
- برگزاری نظرسنجی با ساکنین برای انتخاب نوع گل‌ها، درختان و تجهیزات دیگر در فضای سبز.
- مدیریت نظافت و نگهداری:
- برنامه‌ریزی برای نظافت دوره‌ای و منظم فضای سبز.
- مدیریت تعمیرات و نگهداری سیستم‌های آبیاری، نورپردازی و سایر تجهیزات.
- تهیه و نصب سازه‌های فضای سبز:
- تهیه و نصب صندلی‌ها، میزها، چمن‌زارها، آلاچیق‌ها و دیگر سازه‌هایی که جلوه زیبایی به فضای سبز بدهند.
- مطالعه استانداردها و مقررات محلی برای اطمینان از تطابق با آنها.
- تدوین قوانین مربوط به استفاده از فضای سبز:
- ایجاد قوانینی که استفاده از فضای سبز را تنظیم و نظارت کند.
- اطلاع‌رسانی به ساکنین در مورد قوانین و مقررات استفاده از فضای سبز.
- برگزاری رویدادها و فعالیت‌ها:
- برگزاری رویدادها و فعالیت‌های جامعه‌سازی در فضای سبز.
- ایجاد فضاهایی برای ورزش، گردهمایی و تفریح در فضای سبز.
- استفاده از فناوری برای بهبود فضای سبز:
- استفاده از سیستم‌های آبیاری هوشمند و تکنولوژی‌های دیگر برای بهبود کارایی و مدیریت بهتر فضای سبز.
- ارتقاء نورپردازی با استفاده از سیستم‌های هوشمند.
- مدیریت پایدار:
- ترویج روش‌ها و فنون مدیریت پایدار برای کاهش مصرف آب، انرژی و مواد شیمیایی.
- استفاده از گیاهان مناسب برای جلوگیری از نیاز به محافظت‌های شیمیایی زیاد.
- ارتقاء زیبایی و طراحی:
- همکاری با متخصصین طراحی لندسکیپ برای بهبود زیبایی و استفاده بهینه از فضای سبز.
- طراحی فضاهای زیبا و آراسته با توجه به طراحی معماری ساختمان.
توسعه فضای سبز نه تنها به بهبود زیبایی ساختمان کمک می‌کند بلکه به سلامت و رفاه ساکنین نیز افزوده میشود. این اقدامات می‌توانند باعث ایجاد یک محیط زندگی مطبوع، مطلوب و پایدار شود.
نظارت و رسیدگی به فرایندهای نظافتی
نظارت و رسیدگی به فرآیندهای نظافتی از وظایف اساسی مدیر ساختمان است تا تضمین کند که محیط ساختمان، امکانات مشترک و فضاهای مشترک در شرایط بهداشتی و تمیز باشند. در زیر، وظایف مدیر ساختمان در این زمینه توضیح داده شده است:
- تدوین برنامه نظافت:
- ایجاد برنامه منظم و دوره‌ای برای انجام کارهای نظافتی در ساختمان.
- تعیین زمانبندی مناسب برای هر منطقه و امکانات مشترک.
- انتخاب و نظارت بر تیم نظافت:
- انتخاب تیم نظافت مؤثر و ماهر.
- نظارت بر اجرای کارهای نظافتی و ارتقاء عملکرد تیم.
- تهیه و مدیریت اقلام و تجهیزات نظافتی:
- تهیه و توزیع مواد شوینده، ابزارهای نظافتی و تجهیزات مربوط به نظافت.
- انجام تعمیرات و بازسازی‌های لازم برای تجهیزات نظافتی.
- نظارت بر پس‌انداز و مدیریت زباله:
- اطمینان از استفاده صحیح از سطل‌های زباله و جلوگیری از پرشدن زیاد آنها.
- هماهنگی با شرکت‌های مدیریت زباله برای جمع‌آوری و دفع بهینه زباله.
- حفظ نظم در فضاهای مشترک:
- نظارت بر استفاده منظم از فضاهای مشترک مانند لابی، پله‌ها و سایر مناطق.
- رصد و جلوگیری از تخلفات و استفاده نادرست از این فضاها.
- رفع نقاط ضعف نظافتی:
- شناسایی و رفع نقاط ضعف در فرآیندهای نظافتی.
- بررسی شکایات و اقدام فوری برای حل مشکلات نظافتی.
- پاسخ به اضطرابات و حوادث:
- آمادگی برای پاسخ به وضعیت‌های اضطراب‌آور مانند حوادث، نشتی‌ها و غیره.
- تنظیم طرح‌ها و پروتکل‌ها برای مدیریت بحران‌های مرتبط با نظافت.
- ارتقاء استانداردها:
- مطالعه و استفاده از استانداردها و مفاهیم به‌روز در زمینه نظافت.
- ارتقاء روش‌ها و تکنولوژی‌های نظافتی به منظور بهبود عملکرد.
- آموزش و اطلاع‌رسانی:
- آموزش به تیم نظافت در مورد روش‌ها و استفاده صحیح از تجهیزات.
- اطلاع‌رسانی به ساکنین در مورد برنامه‌های نظافت و نکات مرتبط با بهداشت.
- ارتقاء زیبایی و جذابیت:
- برگزاری فعالیت‌ها و رویدادهایی که به زیبایی و جذابیت فضاهای مشترک کمک کند.
- استفاده از گیاهان آراسته و انواع تزئینات برای بهبود زیبایی محیط.
این وظایف به منظور حفظ استانداردهای بهداشتی و بهبود زیبایی و کیفیت محیط زندگی در ساختمان انجام می‌شوند.
پیگیری امور سازمانی و اداری
پیگیری امور سازمانی و اداری و ارتباط با ارگان‌های دولتی از وظایف مدیر ساختمان است که در جهت مدیریت بهینه و اجرایی عملکرد ساختمان تأثیرگذار است. در زیر، برخی از جنبه‌های این وظیفه‌ها توضیح داده شده است:
- پیگیری امور سازمانی و اداری:
- تدوین و اجرای سیاست‌ها: تدوین سیاست‌ها و راهکارهای مدیریتی جهت بهبود عملکرد و سازماندهی بهتر ساختمان.
- پیش‌بینی نیازها: تعیین نیازها و اولویت‌های ساختمان به صورت دوره‌ای و اقدام به برنامه‌ریزی برای تأمین این نیازها.
- ارتباط با ارگان‌های دولتی:
- تعامل با شهرداری و ادارات شهری: برقراری ارتباط با شهرداری و دیگر ادارات شهری به منظور دریافت اطلاعات مرتبط با مقررات شهری و نظارت بر رعایت آنها.
- مشارکت در اجتماع محلی: شرکت در اجتماعات محلی و همکاری با ارگان‌های دولتی برای حل مسائل مشترک و ارائه پیشنهادات به آنها.
- تطابق با مقررات و استانداردها:
- پیگیری قوانین و مقررات: نظارت بر رعایت مقررات و قوانین مرتبط با مدیریت ساختمان، ساخت و ساز، و بهداشت و ایمنی.
- آگاهی از تغییرات قانونی: مطالعه و اطلاع‌رسانی در مورد تغییرات قوانین و مقررات مربوط به مدیریت ساختمان و امور ملکی.
- تعامل با سازمان‌های مرتبط:
- تعامل با ادارات نظارتی: برقراری ارتباط با سازمان‌ها و ادارات نظارتی برای اطمینان از رعایت مقررات و استانداردها.
- همکاری با سازمان‌های محیط زیست: همکاری در زمینه مسائل محیط زیست و اجرای دستورالعمل‌ها و استانداردهای محیط زیستی.
- مدیریت مستندات و اسناد:
- نگهداری اسناد: نگهداری و مدیریت اسناد مرتبط با مدیریت ساختمان و امور اداری.
- آمادگی برای بازرسی: آمادگی برای بازرسی‌ها و تأکید بر دقت در نگهداری اسناد جهت ارائه در صورت نیاز.
- تدوین گزارشات:
- گزارش‌دهی به مسئولان بالاتر: تدوین گزارشات دوره‌ای و سالانه به مسئولان بالاتر در مورد عملکرد ساختمان، مسائل مالی، و امور مدیریتی.
- تهیه گزارش‌های قانونی: تدوین گزارشاتی که به تدقیقات داخلی و خارجی پاسخ دهد.
- حضور در جلسات و کمیته‌ها:
- شرکت در جلسات هیئت مدیره: شرکت در جلسات هیئت مدیره و ارائه گزارشات مدیریتی و اداری.
- فعالیت در کمیته‌ها: فعالیت در کمیته‌ها و گروه‌های مشاوره‌ای برای پیشنهاد و تصمیم‌گیری در امور مختلف.
- تحقیقات و به‌روزرسانی:
- آگاهی از تحولات صنعت: مطالعه و به‌روزرسانی در زمینه‌های مدیریت ساختمان و امور دارایی‌ها.
- پیگیری تحولات بازار: آگاهی از تحولات بازار ملک و امور ساختمانی.
این وظایف برای تضمین تطابق با مقررات، بهبود مدیریت ساختمان، و ارتقاء عملکرد اداری و سازمانی اساسی هستند. تعامل مدیر ساختمان با ارگان‌های دولتی و رعایت مقررات اهمیت زیادی در حفظ سازماندهی و کارآمدی ساختمان دارد.
برطرف کردن تداخلات اتفاقی ساکنین
برطرف کردن تداخلات اتفاقی ساکنین یکی از وظایف مهم مدیر ساختمان است تا محیط زندگی ساکنین را بهبود بخشد و هماهنگی مناسب در ساختمان ایجاد شود. در این مطلب از سری محتوای آموزشی پلتفرم ملکبا ، وظایف مدیر ساختمان در این زمینه توضیح داده شده است:
- شناسایی تداخلات:
- ارائه امکانات آگاهی: ارائه اطلاعات به ساکنین در مورد قوانین و مقررات ساختمانی به منظور جلوگیری از وقوع تداخلات.
- تدوین قوانین و آیین‌نامه‌ها:
- تدوین قوانین و مقررات داخلی: تدوین قوانین و آیین‌نامه‌های مرتبط با استفاده از امکانات مشترک و جلوگیری از تداخلات.
- ارتباط با ساکنین:
- برگزاری جلسات اطلاع‌رسانی: برگزاری جلساتی جهت اطلاع‌رسانی در مورد قوانین، آیین‌نامه‌ها و راهکارهای جلوگیری از تداخلات.
- پاسخگویی به سوالات: پاسخگویی به سوالات و شکایات ساکنین در خصوص تداخلات.
- نظارت بر استفاده از امکانات مشترک:
- پیگیری نظارتی: نظارت منظم بر استفاده از امکانات مشترک مانند پارکینگ، آسانسور، لابی و سایر فضاها.
- تعیین ساعات استفاده: معین کردن ساعات استفاده از امکانات به نحوی که با تداخلات کمتری روبه‌رو شوند.
- رفع تداخلات فوری:
- پاسخ به شکایات: برخورد فوری با شکایات ساکنین و رفع تداخلات به سرعت.
- هماهنگی با تیم نظافت: همکاری با تیم‌های نظافتی برای رفع مشکلات ناشی از تداخلات.
- حل اختلافات:
- میانجی‌گری: حل اختلافات میان ساکنین با استفاده از میانجی‌گری و تعیین راه‌حل‌های منصفانه.
- استفاده از راهکارهای قانونی: در صورت نیاز، اجرای راهکارهای قانونی جهت رفع تداخلات.
- آموزش به ساکنین:
- برگزاری کارگاه‌ها و آموزش‌ها: برگزاری جلسات آموزشی جهت آشنایی ساکنین با قوانین و راهکارهای جلوگیری از تداخلات.
- ارائه مواد آموزشی: ارائه مواد آموزشی به ساکنین به صورت کتبی یا تصویری.
- مدیریت ارتباطات بین ساکنین:
- تشکیل اجتماعات مشترک: تشکیل اجتماعات و گروه‌های مشترک برای تسهیل ارتباطات و حل مسائل مشترک.
- استفاده از ابزارهای ارتباطی: استفاده از ابزارهای ارتباطی مثل پیامک، ایمیل یا اپلیکیشن‌های مخصوص برای اطلاع‌رسانی.
- نظارت بر تعمیرات و نگهداری:
- تدابیر پیشگیرانه: اتخاذ تدابیر پیشگیرانه جهت جلوگیری از تداخلات مربوط به تعمیرات و نگهداری.
- نظارت بر تیم‌های تعمیراتی: نظارت بر فعالیت‌های تیم‌های تعمیراتی و تدابیر لازم برای کاهش مشکلات.
این وظایف همگی با هدف ارتقاء کیفیت زندگی ساکنین و حفظ نظم و هماهنگی در ساختمان انجام می‌شوند. برخورد موثر با تداخلات اتفاقی به افزایش رضایت ساکنین و ایجاد یک محیط زندگی سالم و آرام کمک می‌کند.
نظارت بر فرایند جابجایی اثاثه
نظارت بر فرآیند جابجایی اثاثه یکی از وظایف مهم مدیر ساختمان است، زیرا این فرآیند ممکن است تأثیر مستقیمی بر ساکنین و نظم داخلی ساختمان داشته باشد. در زیر، وظایف مدیر ساختمان در این زمینه توضیح داده شده است:
- برنامه‌ریزی و هماهنگی:
- تهیه برنامه زمانبندی جابجایی اثاثه با همکاری با ساکنین و شرکت حمل و نقل.
- هماهنگی با شرکت حمل و نقل برای انجام جابجایی به صورت موثر و بهینه.
- ارتباط با ساکنین:
- اطلاع‌رسانی به ساکنین در مورد جزئیات و برنامه جابجایی اثاثه.
- پاسخگویی به سوالات و شکایات ساکنین در طول فرآیند جابجایی.
- تدابیر پیشگیرانه:
- ارائه راهنمایی به ساکنین در مورد نحوه بسته‌بندی اثاثه و آماده‌سازی برای جابجایی.
- اطمینان از اخذ بیمه‌های لازم برای جلوگیری از هرگونه خسارت ممکن.
- نظارت بر شرکت حمل و نقل:
- انجام بازرسی مستمر بر شرکت حمل و نقل و اطمینان از استفاده از تجهیزات مناسب و تخصصی.
- نظارت بر عملکرد تیم حمل و نقل در طول فرآیند جابجایی.
- مدیریت مشکلات:
- حل مشکلات ناشی از تأخیرها، آسیب‌ها و اختلالات در فرآیند جابجایی.
- پیش‌بینی و رفع هرگونه مشکلی که ممکن است در طول جابجایی به وجود بیاید.
- نظارت بر تخلفات و خسارات:
- جلوگیری از تخلفات ممکن در زمان جابجایی مانند خرابی یا گم شدن اشیاء.
- ثبت و گزارش هر گونه خسارت یا مشکل به شرکت حمل و نقل.
- آموزش به ساکنین:
- ارائه آموزش به ساکنین در مورد نحوه مشارکت موثر در فرآیند جابجایی و جلوگیری از مشکلات.
- توضیحات در مورد حقوق و وظایف ساکنین در طول جابجایی.
- ارتباط با تیم محافظت از اموال:
- هماهنگی با تیم محافظت از اموال ساختمان برای اطمینان از امانت‌داری و ایمن بودن اموال در حین جابجایی.
- همکاری با تیم محافظت از اموال جهت حفظ امتیازات ساکنین.
- تعامل با مقامات محلی:
- اطلاع‌رسانی به مقامات محلی در مورد جابجایی و حفظ نظم عمومی.
- همکاری با مقامات محلی در مورد هرگونه مجوزها یا موارد قانونی مرتبط.
- آمادگی برای بحران:
- تدوین طرح‌ها و پروتکل‌های بحران در صورت وقوع مشکلات جدی در طول جابجایی.
- آمادگی برای پاسخ به وضعیت‌های اضطراری و هماهنگی با ارگان امداد و نجات.
توجه به این وظایف و نظارت دقیق بر فرآیند جابجایی اثاثه، کمک به جلوگیری از مشکلات و ایجاد یک تجربه مثبت برای ساکنین خواهد کرد.
پیگیری تا حصول ایرادات
پیگیری تا حصول ایرادات در ساختمان یکی از وظایف مهم مدیر ساختمان است تا امور نظافتی، نگهداری، تعمیرات، و سایر مسائل مربوط به ساختمان به بهترین نحو انجام شود و ساکنین یک محیط زندگی بهتر و ایمن داشته باشند. در زیر، وظایف مدیر ساختمان در این زمینه توضیح داده شده است:
- نظارت بر تعمیرات و نگهداری:
- برنامه‌ریزی تعمیرات: تهیه برنامه زمانبندی برای تعمیرات دوره‌ای و نگهداری از اجزای مختلف ساختمان.
- انجام تعمیرات فوری: پیگیری تعمیرات فوری و رفع ایرادات ناگهانی.
- پایش عملکرد تجهیزات و سیستم‌ها:
- نظارت بر تجهیزات: نظارت دائمی بر عملکرد تجهیزات مانند آسانسورها، گرمایش و سرمایش، سیستم‌های ایمنی و…
- انجام بازرسی‌های دوره‌ای: انجام بازرسی‌های دوره‌ای بر روی سیستم‌ها و تجهیزات جهت شناسایی و رفع هر گونه ایراد یا خطا.
- پاسخ به شکایات ساکنین:
- ثبت و پیگیری شکایات: ثبت شکایات ساکنین در مورد هر گونه ایراد یا مشکل در ساختمان.
- پیگیری و حل مسائل: انجام تحقیقات و پیگیری جهت حل مسائل و ایرادات اعلام شده.
- ارتباط با تیم‌های تعمیر و نگهداری:
- همکاری با تیم‌های تخصصی: هماهنگی با تیم‌های تعمیر و نگهداری برای انجام تعمیرات و رفع ایرادات به صورت موثر.
- تدابیر پیشگیرانه: اتخاذ تدابیر پیشگیرانه جهت جلوگیری از ایجاد ایرادات جدید.
- مدیریت بودجه تعمیرات:
- تخصیص منابع مالی: تخصیص منابع مالی لازم برای انجام تعمیرات و نگهداری به بهترین شکل.
- مدیریت بودجه بهینه: استفاده بهینه از بودجه مخصوص تعمیرات و نگهداری بر اساس اولویت‌ها.
- انجام بازدیدهای دوره‌ای:
- بازدیدهای مستمر از ساختمان: انجام بازدیدهای دوره‌ای از تمامی اجزای ساختمان به منظور شناسایی زودهنگام ایرادات.
- گزارش گیری: تهیه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت ساختمان و ایرادات مشاهده شده.
- پیگیری تا حل ایرادات:
- پیگیری تا حل ایرادات: انجام پیگیری مداوم تا زمان حل کامل ایرادات اعلام شده.
- ارائه گزارشات به ساکنین: اطلاع‌رسانی به ساکنین در مورد وضعیت پیشرفت پروژه‌ها و تعمیرات.
- استفاده از فناوری:
- استفاده از نرم‌افزارها: بهره‌مندی از نرم‌افزارها و سامانه‌های مدیریت تعمیرات برای سهولت در پیگیری و مدیریت فرآیند تعمیرات.
- ارتقاء فناوری: بررسی و اجرای ابزارهای فناورانه جهت بهبود کارایی در پیگیری تا حصول ایرادات.
این وظایف با هدف حفظ ایمنی، کیفیت، و سلامت ساختمان انجام می‌شوند. پیگیری دقیق و مداوم ایرادات از اهمیت بسیاری برخوردار است تا مشکلات به سرعت شناسایی و رفع شوند و ساکنین از یک محیط زندگی امن و مرتب بهره‌مند شوند.
بازرسی بر سیستم نظافتی یکپارچه
بازرسی بر سیستم‌های نظافتی یکپارچه، از جمله رختشویی خانه، جاروبرقی مرکزی و دیگر موارد، یکی از وظایف اصلی مدیر ساختمان است تا اطمینان حاصل شود که این سیستم‌ها به بهترین نحو عمل می‌کنند و محیط ساختمان به شکل بهینه نظافت شود. در زیر، وظایف مدیر ساختمان در این زمینه توضیح داده شده است:
- برنامه‌ریزی و تدابیر پیشگیرانه:
- تعیین برنامه نظافت: تهیه برنامه زمانبندی برای انجام نظافت در ساختمان به صورت دوره‌ای و منظم.
- استفاده از تجهیزات بهینه: بررسی و انتخاب تجهیزات نظافتی مناسب و به‌روز جهت افزایش کارایی.
- بازرسی و نظارت بر تجهیزات نظافتی:
- نظارت بر کیفیت تجهیزات: بازرسی دوره‌ای و نظارت بر کیفیت تجهیزات نظافتی مانند رختشویی، جاروبرقی، و…
- بررسی عملکرد: ارزیابی عملکرد تجهیزات و اطمینان از اینکه به درستی کار می‌کنند.
- تدابیر ایمنی:
- اطمینان از ایمنی تجهیزات: اطمینان از اینکه تجهیزات نظافتی از نظر ایمنی برای ساکنین مورد استفاده قرار گرفته‌اند.
- ارائه آموزش ایمنی: ارائه آموزش‌های ایمنی به تیم‌های نظافت و ساکنین.
- پیشگیری از خرابی و تعمیرات:
- تدابیر پیشگیرانه: اتخاذ تدابیر پیشگیرانه برای جلوگیری از خرابی و کاهش نیاز به تعمیرات اضطراری.
- تعمیرات دوره‌ای: برنامه‌ریزی برای انجام تعمیرات دوره‌ای و نگهداری سیستم‌ها.
- پایش عملکرد تیم نظافت:
- ارزیابی عملکرد تیم نظافت: بازرسی و ارزیابی عملکرد تیم نظافت در انجام وظایف خود.
- آموزش و به‌روزرسانی: ارائه آموزش‌های لازم به تیم نظافت برای به‌روزرسانی دانش و مهارت‌ها.
- تدوین استانداردها و راهنماها:
- تدوین راهنماها: تدوین و ارائه راهنماها و استانداردهای نظافتی برای تیم نظافت و ساکنین.
- برگزاری جلسات آموزشی: برگزاری جلسات آموزشی در مورد استفاده صحیح از تجهیزات و مواد نظافتی.
- مدیریت بودجه نظافت:
- تخصیص منابع مالی: تخصیص بودجه مناسب برای تهیه تجهیزات نظافتی و پرداخت به تیم نظافت.
- مدیریت موثر بودجه: مدیریت بهینه بودجه نظافتی به‌طوری که نیازها تا حد امکان تامین شوند.
- تعامل با ساکنین:
- اطلاع‌رسانی به ساکنین: اطلاع‌رسانی به ساکنین در مورد برنامه‌ها و تدابیر نظافتی.
- پذیرش پیشنهادات: پذیرش پیشنهادات و شکایات ساکنین در مورد نظافت ساختمان.
- نظارت بر کیفیت خدمات نظافتی:
- ارزیابی کیفیت خدمات: نظارت بر کیفیت خدمات ارائه شده توسط تیم نظافت.
- تصحیح نقاط ضعف: اقدام به تصحیح نقاط ضعف در ارائه خدمات نظافتی.
این وظایف همگی با هدف ایجاد یک محیط زندگی تمیز، بهداشتی، و مرتب برای ساکنین انجام می‌شوند. بازرسی منظم بر سیستم‌های نظافتی به ارتقاء کیفیت زندگی ساکنین و حفظ استانداردهای بهداشتی و ایمنی کمک می‌کند.
نوسازی و بهبود فضای مشاعات
نوسازی و بهبود فضای مشاعات یکی از وظایف مهم مدیر ساختمان است تا امکانات مشترک و فضاهای عمومی در ساختمان به بهترین شکل ارائه شوند و کیفیت زندگی ساکنین افزایش یابد. در زیر، وظایف مدیر ساختمان در این زمینه توضیح داده شده است:
- تحلیل نیازها و تعیین اولویت‌ها:
- تحلیل نیازها و اولویت‌های مشاعات به همراه با نظر ساکنین.
- تدوین برنامه کوتاه مدت و بلند مدت برای بهبود فضاهای مشترک.
- هماهنگی با تیم‌های تخصصی:
- همکاری با تیم‌های متخصص برای طراحی و اجرای پروژه‌های نوسازی.
- برنامه‌ریزی برای استفاده بهینه از منابع مالی و انسانی.
- تدابیر جلوگیری‌ای:
- اتخاذ تدابیر جلوگیری از آسیب‌ها و خرابی‌های آتی در فضاهای مشترک.
- توسعه راهکارهای جلوگیری از وقوع مشکلات و خسارات.
- ترتیب و تنظیم فضا:
- ارتقاء و تنظیم فضاهای مشترک بر اساس نیازها و فعالیت‌های ساکنین.
- ارائه امکانات و تجهیزات جدید جهت بهبود کاربری فضاها.
- برنامه‌ریزی برگزاری فعالیت‌ها:
- برگزاری فعالیت‌های اجتماعی، فرهنگی و ورزشی در فضاهای مشترک.
- تشویق ساکنین به مشارکت فعال در این فعالیت‌ها.
- توسعه فضاهای سبز:
- افزایش و بهبود فضاهای سبز و باغ‌های عمومی.
- استفاده از گیاهان مناسب جهت ایجاد محیط زیبا و آرام.
- ترتیب و تنظیم مبلمان و تجهیزات:
- انتخاب و نصب مبلمان مناسب و تجهیزات مورد نیاز در فضاهای مشترک.
- حفظ و نگهداری صحیح از مبلمان و تجهیزات موجود.
- نظارت بر استفاده صحیح از امکانات:
- نظارت بر استفاده صحیح از امکانات مشترک مانند سالن ورزشی، استخر، سالن اجتماعات و…
- تعیین قوانین و مقررات مرتبط با استفاده از این امکانات.
- ارتقاء ایمنی و بهداشت:
- ایجاد و ترویج فضاهایی با ایمنی و بهداشت بالا.
- نظارت بر پایش وضعیت بهداشتی فضاهای مشترک و اقدام به تصحیح هرگونه مشکل.
- ارتقاء دیزاین و ظاهر:
- بهبود دیزاین و ظاهر فضاهای مشترک به شکلی که جلب توجه و احساس رضایت ساکنین شود.
- استفاده از رنگ‌ها و تزئینات مناسب.
- ارتباط با ساکنین:
- برگزاری جلسات ارتباطی با ساکنین جهت دریافت نظرات و پیشنهادات آنها.
- اطلاع‌رسانی به ساکنین در مورد پروژه‌های نوسازی و بهبودی.
- ارتباط با متخصصان معماری و طراحی:
- همکاری با متخصصان معماری و طراحی به منظور ایجاد تغییرات موثر در فضاهای مشترک.
- مشاوره با متخصصان در زمینه بهبود و نوسازی فضاها.
- نظارت بر پیشرفت پروژه‌ها:
- نظارت مستمر بر اجرای پروژه‌های نوسازی و بهبودی.
- تضمین کیفیت و به موقعیت اجرای پروژه‌ها.
- ارزیابی عملکرد:
- ارزیابی عملکرد پروژه‌های اجرایی بر اساس اهداف تعیین شده.
- تصمیم‌گیری در مورد ادامه یا تغییر مسیر پروژه‌ها.
این وظایف با هدف ایجاد یک محیط زندگی پویا، مرتب، جذاب، و ارتقاء کیفیت زندگی ساکنین انجام می‌شوند. نوسازی و بهبود فضاهای مشترک به عنوان یک اقدام استراتژیک می‌تواند به ترقی سطح زندگی و رفاه ساکنین و همچنین ارتقاء ارزش ساختمان کمک کند.
جمع بندی
مدیر ساختمان با وظیفه‌های متنوعی مشغول است تا به بهترین نحو مدیریت و نظارت بر ساختمان‌ها و فضاهای مشترک آنها را انجام دهد. این وظایف شامل نظارت بر پارکینگ و انباری، اجاره مشاعات، فراهم‌سازی سیستم امنیتی، بهبود و توسعه فضای سبز، نظافت و رسیدگی به فرایندهای نظافتی، پیگیری امور سازمانی و اداری، ارتباط با ارگان‌های دولتی، برطرف کردن تداخلات اتفاقی ساکنین، نظارت بر جابجایی اثاثه، پیگیری تا حصول ایرادات، بازرسی بر سیستم‌های نظافتی، و نوسازی و بهبود فضاهای مشترک می‌شوند. این وظایف همگی با هدف ارتقاء کیفیت زندگی ساکنین، ایجاد امکانات بهینه، افزایش امنیت، و ارتقاء ظاهر و عملکرد ساختمان انجام می‌شوند. از تصمیم‌گیری در مورد اجرای پروژه‌های نوسازی گرفته تا ایجاد برنامه‌های مستمر برای نظافت و پیشگیری از مشکلات، مدیر ساختمان در سطح گسترده‌ای به بهبود و مدیریت بهینه فضاها و امور ساختمان مشغول است.
این گستره وظایف مدیر ساختمان نشان از چالش‌های گوناگون و تنوع زیادی در زمینه‌های مختلف مدیریت ساختمان دارد. از یک سو، نظارت بر پارکینگ و انباری نشان از مدیریت منابع و فضاهای محدود است، در حالی که اجاره مشاعات نیازمند مهارت‌های قراردادنویسی و مذاکره است. از سوی دیگر، تدابیر امنیتی نشان از اهمیت حفظ امنیت ساکنین و ساختمان است. نظافت و بهبود فضاهای مشترک نیازمند هماهنگی با تیم‌های نظافت و متخصصان طراحی است. از جنبه‌های مختلف، این وظایف نه تنها به بهبود زیست‌محیط ساکنین کمک می‌کنند بلکه به ارتقاء ارزش و استانداردهای ساختمان نیز می‌انجامند. بدین ترتیب، مدیر ساختمان با چالش‌ها و وظایف متنوع خود در ارتقاء ساختمان به یک محیط زندگی مطلوب و توازن‌یافته مشغول به فعالیت است.
آنچه که در این مقاله گفته شد در تکمیل مواردی است که در چک لیست وظایف مدیر ساختمان در گذشته در وبلاگ ملکبا منتشر گردیده. الزام به ذکر است که برای هر مجموعه به جهت برخورداری از امکانات، شرایط و ساکنین متفاوت می‌تواند به منظور بهبود اوضاع و ایجاد رفاه دلنشین برای ساکنین از موارد متفاوتی در وظایف مسئولیت‌های مدیر مجموعه تعریف گردد. به منظور رعایت تا حصول نتیجه وظایف مدیر مجموعه الزامی میباشد موارد مورد نظر به صورت یک صورت جلسه بین مجمع مالکین و ساکنین مجموعه و شخص مدیر مجموعه تهیه و تنظیم گردد.
پلتفرم مدیریت املاک و مستغلات ملکبا با امکانات نرم افزاری آن جهت مدیریت ساختمان این امکان را داراست تا بخش عمده ای از دغدغه های ساکنین و مدیریت مجموعه را برطرف کند.
برای مطالعه دیگر مطالب آموزشی ارائه شده توسط ملکبا از وبلاگ ملکبا دیدن کنید.
برچسب ها
اپلیکیشن حسابداری املاک اپلیکیشن شارژ ساختمان اپلیکیشن مدیریت ساختمان پلتفرم مدیریت املاک و مستغلات پلتفرم مدیریت ساختمان حسابداری ساختمان حقوق مزایای مدیر ساختمان مدیر ساختمان کیست؟ مدیریت ساختمان مدیریت ساکنین ساختمان مدیریت شارژ و بدهی ساکنین ساختمان مواردی که در چک لیست وظایف مدیر ساختمان می آید نرم افزار مدیریت شارژ ساختماندسته بندی ها
آموزش اپارتمان تعریف قوانین قوانین ساختمان مدیر ساختمان مدیریت ساختمان مشارکت وظایف مدیرنویسنده مطلب
آخرین مطالب بلاگ
