اختیارات هیئت مدیره ساختمان و نکات حقوقی آنها

اعضای هیئت مدیره ساختمان

در روند زندگی شهرنشینی، رفته رفته ساخت و سازهای مسکونی سرعت گرفت. همواره علت این امر، افزایش جمعیت و همچنین رشد مهاجرت به سمت شهرها بوده است. افزایش نرخ شهرنشینی، سبب شد که ساخت مجتمع ها و آپارتمان های مسکونی به صورت مداوم رشد داشته باشد. بدیهی است که برای رفاه بیشتر سکونت در مجتمع ها، باید قوانینی تهیه و تدوین می شد. همچنین مجریانی برای نظارت و اجرای این قوانین مورد نیاز بود. از این رو، در ساختمان ها و مجتمع های مسکونی، جایگاهی به عنوان مدیر ساختمان ایجاد شد. اختیارات هیئت مدیره ساختمان، بخشی از روند مدیریت این اعضا می باشد.

هیئت مدیره ساختمان، وظیفه مدیریت قسمت های مختلف مجتمع را برعهده دارند. البته در آپارتمان های با تعداد واحد کم، معمولا یک شخص تمام وظایف را انجام می دهد. اما در مجتمع های مسکونی بزرگ و پاساژها و مجتمع های تجاری، این امور باید توسط اعضای هیئت مدیره ساختمان در جریان باشد. این اعضا، عموما شامل رئیس هیئت مدیره، اعضای هیئت مدیره، مدیر امور مالی و حسابداری، مدیر تاسیسات و خدمات، مدیر حراست و نگهبانی و … هستند.

فهرست

• اعضای هیئت مدیره ساختمان
• قوانین هیئت مدیره ساختمان
• تخلفات هیئت مدیره ساختمان
• شخصیت حقوقی هیئت مدیره ساختمان
• انحلال هیئت مدیره ساختمان
• مدت زمان هیئت مدیره ساختمان
• وظایف و اختیارات هیئت مدیره ساختمان
• نرم افزار مدیریت ساختمان ملکبا چه امکاناتی برای هیئت مدیره ساختمان ارائه میدهد؟
• حقوق و دستمزد هیئت مدیره ساختمان
• تعداد اعضای هیئت مدیره ساختمان
• وظایف بازرس هیئت مدیره ساختمان
• آیا ملکبا میتواند راهکاری هوشمند برای خدمات و وظایف هیئت مدیره ساختمان ارائه دهد؟

قوانین هیئت مدیره ساختمان

با توجه به حساسیت های مختلف موجود در مدیریت مجتمع مسکونی، بدیهی است که برای این امر، قوانین و مقرراتی ایجاد شود. بخشی از این قوانین، تابع مقررات و قانون اساسی کشور است. بخش دیگری از قوانین هیئت مدیره ساختمان نیز، در هنگام تدوین اساسنامه مجتمع، تبیین می گردد. بدیهی است که این قوانین باید به صورت پیوسته، توسط گروه مدیریتی مجتمع، اجرا شود.

این قوانین، مربوط به بخش های مختلف مجتمع، از جمله مسائل مالی، امور حراست و نگهبانی، گزارش و نظارت بر روند حسابداری، رفتار و تصمیمات مدیران مجتمع و سایر مسائل مربوط به مدیریت ساختمان می باشد. مدیران با اختیارات هیئت مدیره ساختمان، تصمیمات اجرایی مجتمع را اتخاذ می کنند.

بر اساس صلاحدید اعضا مدیریت ساختمان، امکان ایجاد قوانین و چهارچوب هایی دیگری نیز وجود دارد. به عنوان مثال، می توان برای نحوه استفاده از مشاعات ساختمان، قوانین خاصی را تعریف کرد. البته که بدیهی است این موارد باید توسط اعضا، بررسی و تصویب شوند. همچنین با اجرای این قواعد، نباید اختلالی در امور رفاهی و سکونت ساکنین و اهالی مجتمع ، ایجاد شود.

تخلفات هیئت مدیره ساختمان

تیم مدیریت ساختمان، موظف هستند که قوانین مجتمع را به صورت تمام و کمال اجرا کنند. نقص یا احمال کاری در اجرای هر بخش از این مقررات، به عنوان تخلفات هیئت مدیره ساختمان شناخته می شود. بدیهی است که تمام اعضا باید بکوشند با توجه به اختیارات هیئت مدیره ساختمان، که به ایشان اعطا شده است، روند جاری مجتمع، بدون اختلال پیش برود. در ادامه، به برخی از تخلفات مدیریت ساختمان می پردازیم.

عدم انعقاد قرارداد بیمه برای قسمت های ضروری مشاعات و ساختمان

طبق ماده ۱۵ قانون تملک آپارتمان‌ها، ساختمان مسکونی باید در مقابل آتش سوزی بیمه شود. این مسئله بر عهده مدیر یا تیم مدیریت ساختمان می باشد. در صورت عدم انجام این مسئله، و در هنگام بروز آتش سوزی، مدیر ساختمان، باید پاسخگوی این حادثه باشد.

عدم پرداخت به موقع قبوض ساختمان

مسئولیت پرداخت قبوض مشاعات و مشترک ساختمان، بر عهده مدیریت ساختمان است. این قبوض باید در زمان مقرر پرداخت شوند. در صورتی که مدیر ساختمان یا فرد مسئول، در این قبال کوتاهی کند، تخلف صورت گرفته است.

شفاف نبودن امور مالی مجتمع مسکونی

تمام هزینه ها و درآمدهای مجتمع، باید به صورت کاملا شفاف، به آگاهی اهالی ساختمان برسد. مدیر مجتمع این وظیفه را بر عهده دارد. در غیر این صورت، هیئت مدیره تخلف کرده است و باید پاسخگوی اهالی باشد.

اجاره دادن مشاعات، بدون موافقت اهالی

طبق قانون، فضاهای مشترکی که در ساختمان وجود دارد، بدون موافقت و رضایت تمام اهالی، نباید استفاده شوند. همچنین مطابق قوانین مشاعات ساختمان، اجاره دادن این قسمت های ساختمان، تخلف محسوب شده و مدیران ساختمان از آن منع شده اند. مگر در صورتی که تمام اهالی با این امر موافق باشند. در واقع اختیارات هیئت مدیره ساختمان، نباید سبب اتخاذ تصمیمات یک طرفه و مخرب شود.

عدم توجه به نگهداری تجهیزات تاسیساتی

مدیر ساختمان یا سایر اعضا، باید به امور نگهداری تجهیزات گرمایشی ساختمان و تجهیزات سرمایشی ساختمان رسیدگی کنند. طبیعتا نگهداری مدام این تجهیزات، هزینه کمتری نسبت به تعمیرات اساسی آنها دارد. یکی دیگر از تخلفات مدیریت مجتمع، عدم نگهداری تجهیزات تاسیساتی ساختمان است.

شخصیت حقوقی هیئت مدیره ساختمان

مجتمع های مسکونی این امکان را دارند که به صورت یک شخصیت حقوقی رسمی تعریف شوند. اهمیت این مسئله در آن است که وقتی ما با یک شخصیت مستقل حقوقی روبرو باشیم، آن شخصیت می تواند واجد دارایی مستقل باشد؛ و نیز در هنگام طرح دعاوی حقوقی و قضایی، شخصیت حقوقی می تواند به عنوان یک طرف دعوا قرار بگیرد. همچنین این امکان وجود دارد که این شخصیت حقوقی نسبت به اشخاص غیر هم، طرح دعوا نماید.

البته طبق پرسش ملکبا از مشاور حقوقی متخصص در این حوزه، مجتمع مسکونی فاقد شخصیت حقوقی مستقل شناخته شده است. به عنوان مثال در صورتی که از یک ساختمان، زیانی به یک شخص برسد، نمی توان از آن مجتمع، به عنوان یک شخصیت حقوقی طرح دعوا کرد؛ بلکه باید نسبت به شخص (یا اشخاص) مالک، اقدام قضایی صورت بگیرد.

البته برای امور اداری و برخی از اقدامات و مکاتبات رسمی، مجتمع های مسکونی بزرگ و ساختمان های تجاری، به صورت رسمی و مجزا ثبت می شوند. در واقع، ثبت رسمی مجتمع، تا حدودی، سبب ساماندهی اختیارات هیئت مدیره ساختمان می گردد. اما در حالت کلی، امکان حضور شخصیت حقوقی مجتمع ساختمانی مجزا، در هنگام اقدامات قضایی وجود ندارد.

انحلال هیئت مدیره ساختمان

طبق ماده 16 قانون تملک آپارتمان ها، در چند مورد امکان انحلال هیئت مدیره ساختمان وجود دارد. برخی از این موارد را بررسی می کنیم.

استعفای هیئت مدیره یا مدیر

اگر مدیر ساختمان یا (هر کدام از) اعضای مدیران مجتمع، پیش از پایان یافتن زمان مدیریت خود، تقاضای استعفا نمایند، مجمع هئیت مدیره یا مالکان مجتمع باید نسبت به این مسئله، رسیدگی های لازم را انجام دهند.

تخلفات هیئت مدیره

در صورتی که هر کدام از اعضا به صورت فردی یا جمعی، مرتکب تخلف شوند، مالکان مجتمع می توانند نسبت به انحلال هیئت مدیره مجتمع، تصمیم گیری نمایند.

فوت مدیر یا مدیران

اگر در مدت زمان فعالیت هیئت مدیره، یک یا چند نفر از ایشان فوت کنند، این گروه منحل شده و سپس نسبت به انتخاب و انتصاب هیئت جدید اقدام می گردد.

مدت زمان هیئت مدیره ساختمان

مدت زمان مدیریت هیئت مدیره مجتمع بر اساس ماده 15 آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان ها، 1 تا 2 سال است. البته این مدت بر اساس تصمیمات مجمع عمومی، می تواند افزایش یابد. همچنین در صورتی که اعضای مدیران ساختمان یا مدیر مجتمع، دچار مواردی شوند که منجر به انحلال هئیت مدیران گردد، این زمان در نظر گرفته می شود. عمده این موارد، در حیطه سوء استفاده از اختیارات هیئت مدیره ساختمان می باشد.

وظایف و اختیارات هیئت مدیره ساختمان

مدیر یا مدیران ساختمان، نسبت به مسئولیتی که بر عهده دارند، از اختیارات و وظایفی تعریف شده برخوردار هستند. وظایف و اختیارات هیئت مدیره ساختمان، در جهت رفع موانع جاری ساختمان و رسیدگی به امور مجتمع می باشد. در ادامه مطلب، به برخی از این موارد اشاره می کنیم.

• مدیر یا مدیران ساختمان، باید نسبت به اداره امور جاری مجتمع کوشا باشند و مسئولیت تمام این موارد با ایشان است.
• ایشان موظف هستند که هزینه های ساختمان را به صورت دقیق و به موقع محاسبه نموده و در اختیار ساکنین قرار دهند. سپس با جمع آوری سهم هر واحد، نسبت به پرداخت آنها اقدام نمایند.
• مسئولیت بیمه آتش سوزی مجتمع بر عهده مدیران ساختمان می باشد.
• مدیران ساختمان، اختیار دسترسی به صندوق مالی مجتمع را دارند. قابل ذکر است این صندوق همواره باید حاوی مقدار مشخصی ذخیره مالی باشد.
• پیگیری بدهی های شارژ ساکنین یا سایر مبالغی که اهالی باید پرداخت کنند، در حیطه وظایف مدیریت ساختمان است.

نرم افزار مدیریت ساختمان ملکبا چه امکاناتی برای هیئت مدیره ساختمان ارائه میدهد؟

پلتفرم ملکبا، به عنوان برترین اپلیکیشن مدیریت ساختمان ها و مجتمع ها، امکانات زیادی را در اختیار اعضای هئیت مدیره ساختمان قرار می دهد. تمام بخش های این پلتفرم، برای سهولت امر مدیریت مجتمع توسعه داده شده است. ویژگی های زیادی در این پلتفرم گنجاده شده است که برای مثال می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تعریف قوانین و اطلاع رسانی به ساکنین
• قابلیت برگزاری جلسات آنلاین
• امکان ایجاد نظرسنجی های آنلاین
• مدیریت هزینه ها و درآمدهای ساختمان
• مدیریت جریمه و دیرکرد ساکنین
• انجام محاسبات مالی هر کدام از واحدها
• اطلاع رسانی پرداخت شارژ و موارد مالی
• ایجاد و مدیریت صندوق مالی مجتمع
• مشاهده گزارش های دوره ای توسط ساکنین
• و …

ملکبا همواره در حال توسعه پلتفرم بوده است تا فرآیند مدیریت ساختمان را آسان تر نماید. در همین راستا در آینده قابلیت های جدیدی نیز به این اپلیکیشن اضافه خواهد شد.

حقوق و دستمزد هیئت مدیره ساختمان

انجام امور مدیریت ساختمان، وظیفه مهمی است که باید به درستی انجام شود. در همین راستا، مدیر یا هیئت مدیره مجتمع، باید از حقوق و مزایایی برخوردار باشند. البته در ساختمان های کوچک با تعداد واحد کم، پرداخت حقوق مجزا به مدیر ساختمان توجیه مالی ندارد. چرا که مسئولیت های زیادی بر عهده مدیر ساختمان نمی باشد و معمولا یکی از اهالی معتمد ساختمان این کار را بر عهده می گیرد.

اما در مجتمع های بزرگ مسکونی یا ساختمان های تجاری، با توجه به اینکه مدیریت آن، زمان بیشتری را می طلبد، باید یک یا چند نفر، به عنوان اعضای مدیریت ساختمان انتخاب و فعالیت کنند. این افراد از اختیارات هیئت مدیره ساختمان برخوردار بوده و باید نسبت به انجام امور ساختمان کوشا باشند. بدیهی است که این جایگاه به عنوان یک شغل مجزا و تمام وقت یا پاره وقت طلقی می شود. به همین دلیل حقوق هیئت مدیره ساختمان باید طبق قوانین وزارت کار و البته توافق داخلی، لحاظ شود. دستمزد و مزایای مدیریت، بسته به اساسنامه ساختمان و توافق مالک و مدیران، شامل بیمه تامین اجتماعی هم می گردد.

تعداد اعضای هیئت مدیره ساختمان

تعداد اعضای مدیران ساختمان، بر اساس وسعت مجتمع و آپارتمان مورد نظر، متغییر می باشد. همانطور که پیشتر اشاره شد، در مجتمع های کم واحد و کوچک، یکی از اهالی، این مسئولیت را بر عهده می گیرد. ولی در سایر مجتمع های بزرگ، مجمع مالکان، با برگزاری جلسات و مطابق با قواعد اساسنامه ساختمان، تعداد اعضای هیئت مدیره ساختمان را مشخص می کنند.

یک اصل اساسی در تعداد اعضا این است که، تعداد نفرات باید فرد باشد. این مسئله باعث می شود در هنگام تصمیم گیری هایی که منجر به رای گیری می شود، مقدار رای بالاتر، مشخص شود. بدیهی است در صورتی که تعداد اعضا مدیران زوج باشد و برای یک تصمیم، تعداد افراد مخالف و موافق هم اندازه باشند، تصمیم گیری در آن خصوص با چالش زیادی مواجه خواهد شد.

وظایف بازرس هیئت مدیره ساختمان

در ساختار مدیریت مجتمع ها، یک جایگاه به عنوان بازرس هیئت مدیره وجود دارد. این مسئولیت توسط مجمع عمومی، به یک یا دو شخص محول می گردد. نفر دوم در این سلسله مراتب، به عنوان عضو علی البدل منصوب می شود. وظیفه کلی بازرس یا بازرسان، نظارت بر عملکرد هیئت مدیره و تصمیمات و اقدامات ایشان است. وی باید نسبت به اختیارات هیئت مدیره ساختمان و تصمیمات آنها نظارت کافی را داشته باشد.

• بازرس هیئت مدیره باید به صورت مداوم صورت حساب ها و رسیدهای مالی را بررسی کند.
• در صورت نیاز، تذکرات لازم را در خصوص اقدامات مختلف، به مدیران گوشزد نماید.
• بازرس هیئت مدیره مجتمع این توانایی را دارد که بدون حق رای، در جلسات مدیریت شرکت کند.
• بازرس باید بر کیفیت اجرای مصوبات و قوانین اساسنامه ساختمان توسط اعضای مدیریت، نظارت نماید.

معمولا مدت زمان انتصاب بازرس مجتمع، یک تا دو سال می باشد. البته این زمان، با نظر مجمع عمومی، قابل تمدید است.

{ در ادامه بخوانید: مشاعات ساختمان چیست؟ و طرح هایی با مشارکت ساکنین کوچه و خیابان و قوانین نظافت مشاعات ساختمان}

آیا ملکبا میتواند راهکاری هوشمند برای خدمات و وظایف هیئت مدیره ساختمان ارائه دهد؟

ظهور تکنولوژی و مدرنیته، بسیار از روش های انجام امور روزمره را، دچار تحولات اساسی کرده است. فناوری در تمام بخش های زندگی روزمره ما نفوذ کرده و ساختار کارها را تغییر داده است. در همین راستا، فعالیت هایی تحت عنوان مدیریت ساختمان هم دچار تغییرات اساسی گشته است. در حال حاضر پلتفرم مدیریت ساختمان ملکبا، روشی نوین و البته ساده را برای اعضای هئیت مدیره ساختمان به ارمغان آورده است.

امکانات و قابلیت های ملکبا، سبب شده است که ضمن صرف زمان کمتر برای انجام این امور، دقت بالایی نیز در مدیریت ساختمان لحاظ شود. مدیران مجتمع با اختیارات هیئت مدیره ساختمان که به ایشان اعطا شده است، می توانند امور ساختمان را از طریق ملکبا مدیریت کنند.

به عنوان مثال، مراودات مالی و حسابرسی ها به صورت مداوم و خودکار انجام می شود؛ جلسات آنلاین باعث صرفه جویی زمانی بیشتر برای مدیران و تمام ساکنین می گردد. قابلیت هایی مانند نظرسنجی آنلاین، مدیریت صندوق مالی، و سایر ویژگی های ملکبا، سبب سهولت مدیریت ساختمان شده است. برای استفاده از پلتفرم مدیریت ساختمان ملکبا، به صفحه اصلی پلتفرم ملکبا مراجعه نمایید.