همه چیز درباره نحوه انتخاب مدیر ساختمان

مدیر ساختمان را چه کسی انتخاب می‌کند؟

مطابق با ماده ۵ آئین نامه و قانون آپارتمان نشینی، در صورتی که تعداد افراد مالک ساختمان، بیشتر از 2 نفر باشد، باید مجمع عمومی مالکین مجتمع، تشکیل و انتخاب مدیر ساختمان انجام شود. مجمع عمومی موظف است که اعضای هئیت مدیره ساختمان را از بین مالکان، یا خارج از ساختمان، انتخاب کند. این فرد یا گروه مدیریت، می بایست مطابق با مقررات رسمی و قانونی و همسو با اساسنامه ساختمان، امور مجتمع را رفع و رجوع نمایند.البته همانطور که ذکر شد، اولین قدم برای انتخاب مدیر ساختمان، ایجاد تشکیل مجمع عمومی ساختمان است. در جلسه اول این مجمع، ابتدا رئیس مجمع عمومی انتخاب خواهد شد. لازم به ذکر است که رئیس مجمع باید از بین مالکان مجتمع، انتخاب گردد. سپس مدیر ساختمان یا اعضای هیئت مدیره، از سایر مالکین مجتمع، منتصب می شود. البته این امکان وجود دارد که مدیر ساختمان، فردی غیر از افراد مالک ساختمان باشد. در واقع، با توافق همه اعضا، می توان شخصی را از خارج ساختمان، به عنوان مدیر انتخاب کرد.
همینطور مطابق با ماده 7 قانون تملک آپارتمان ها، جلسه مجمع عمومی باید حداقل سالانه یک مرتبه تشکیل شود. این جلسات برای انتخاب مدیریت مجتمع، تصمیمات مهم و اساسی برای امور مجتمع و … می باشد. از جمله تصمیمات مهم، می توان به اقدام به بازساری، نوسازی، تجهیز مجتمع به امکانات رفاهی خاص و … اشاره کرد.

فهرست

• مدیر ساختمان را چه کسی انتخاب می‌کند؟
• نامه انتصاب مدیر ساختمان
• مدت زمان مدیریت ساختمان
• آیا مدیریت ساختمان اجباری است؟
• بهترین روش مدیریت ساختمان
• امکانات نرم افزار مدیریت ساختمان ملکبا برای مدیران ساختمان
• عدم پذیرش مدیریت ساختمان
• متن کناره گیری از مدیریت ساختمان
• نحوه واگذاری دسترسی مدیریت ساختمان در پلتفرم ملکبا به شخص دیگر

نامه انتصاب مدیر ساختمان

پس از تشکیل جلسه مجمع عمومی و انتخاب مدیر ساختمان، باید این اقدام به صورت رسمی نیز انجام شود. بخشی از این فرآیند، شامل ثبت در دفاتر و اسناد رسمی مجتمع و ثبت نامه انتصاب مدیر ساختمان می باشد. این نامه توسط اعضای مجمع یا منشی مجتمع نوشته و پس از تایید اعضا، به صورت رسمی ثبت می شود.
در این نامه، مشخصات مدیر یا مدیران، اطلاعات ساختمان، مدت زمان مدیریت، وظایف مدیر ساختمان، حقوق و مزایای وی و … درج می شود. البته ممکن است جزئیاتی مانند حقوق و مزایا و سایر موارد در اسناد دیگری ثبت شود و نامه انتصاب مدیر ساختمان، صرفا نشانه انتخاب مدیر باشد.

مدت زمان مدیریت ساختمان

مدت زمان مدیریت ساختمان، مطابق با آئین نامه و قانون تملک آپارتمان ها، 2 سال است. البته مجمع عمومی می تواند این زمان را افزایش دهد. در واقع در صورت اتمام مدت زمان تصدی جایگاه مدیریت ساختمان، اعضای مجمع پس از تشکیل جلسه در این خصوص تصمیم گیری می کنند.
با اتمام این زمان 2 ساله، مجمع عمومی باید مجددا اقدام به انتخاب مدیر ساختمان نماید. البته همانطور که ذکر کردیم، این مجمع می تواند زمان مدیریت ساختمان را تمدید نماید. این تصمیم باید در جلسه مجمع مالکان گرفته شود. موافقت تمام اعضا، یا رای گیری و موافقت اکثریت مالکین، شرط اصلی این انتخاب است.
در مدت زمان مدیریت مجتمع، این احتمال وجود دارد که به دلایل مختلف، فرد یا افرادی که مدیر ساختمان هستند، امکان ادامه مدیریت را نداشته باشند. از جمله این علت ها، می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• استعفای هیئت مدیره یا مدیر
• تخلفات هیئت مدیره
• فوت مدیر یا مدیران

انحلال هیئت مدیره، باید به صورت رسمی و پس از بررسی های اعضا انجام شود. در صورتی که مشخص شود، مدیر یا مدیران ساختمان، امکان ادامه فعالیت را (به هر دلیلی) ندارد، مجددا باید انتخاب مدیر ساختمان انجام شود.

آیا مدیریت ساختمان اجباری است؟

پاسخ اولیه ما به این سوال، مثبت است. پیش تر گفتیم که مطابق با قوانین تملک آپارتمان ها، در صورتی که تعداد مالک های یک مجتمع، بیشتر از سه نفر باشد، باید مجمع عمومی تشکیل شود. وظیفه اولیه این مجمع، انتخاب مدیر ساختمان است. مدیر یا هیئت مدیره ساختمان، می تواند از بین مالک های ساختمان، یا فرد (یا افرادی) غیر از مالکین و خارج از ساختمان باشد.
در صورتی که صاحبین ساختمان، یک یا دو نفر باشند، بدیهی است که نیازی به انتخاب مدیر وجود ندارد. اما در غیر اینصورت، وجود مدیر هم به صورت قانونی و هم به صورت عرف، الزامی است. عدم وجود مدیر ساختمان، سبب ایجاد بی نظمی گسترده در مجتمع می شود. امور مختلفی مانند جمع آوری شارژ ساختمان، دریافت و پرداخت قبوض مشاعات و اشتراک های خدماتی، رسیدگی به مشاعات ساختمان، امور خدماتی و نظافتی، اقدامات لازم در خصوص بیمه ساختمان و بسیاری از موارد دیگر به دلیل عدم وجود مدیر ساختمان، دچار اختلال می شوند.

البته نبود مدیر در یک مجتمع مسکونی کوچک (مثلا 6 واحدی) شاید اختلال زیادی ایجاد نکند. اما همین مشکل در مجتمع های مسکونی بزرگ و ساختمان های تجاری، عملا سکونت اهالی را غیرممکن می سازد.
لازم به ذکر است که در صورت ایجاد مسائل حقوقی و اداری، که نیاز به مراجعه به ادارت، سازمان ها و نهاد های قانونی است، مدیر ساختمان می تواند نماینده مجتمع باشد. بنابراین در این موارد هم وجود مدیر مجتمع الزام آور است.

بهترین روش مدیریت ساختمان

برای انتخاب بهترین روش مدیریت ساختمان، ابتدا باید نسبت به وظایف مدیر ساختمان اشراف پیدا کرد. مدیریت مجتمع شامل بخش های مختلفی است. شخص مدیر یا هئیت مدیره ساختمان، باید تمام این قسمت ها را مدیریت نموده و امور جاری آن ها را رفع نماید. از جمله این بخش ها، می توان به موارد زیر اشاره کرد:

مشاعات ساختمان های مسکونی

• جمع آوری شارژ ساختمان
• رسیدگی به مشاعات
• مدیریت امور مالی و حسابداری ساختمان
• بیمه ساختمان
• سیستم های سرمایشی ساختمان و سیستم های گرمایشی ساختمان
• نگهداری آسانسور
• امور مربوط به پارکینگ ساختمان
• و …

مشاعات برج ها و ساختمان های لوکس

البته در ساختمان های مسکونی بزرگ و مجتمع ها و برج های لوکس، موارد دیگری نیز در این لیست قرار می گیرند. عموما در مجتمع های لوکس، مشاعات و تجهیزات بیشتری در اختیار اهالی قرار می گیرد. بخشی از این موارد را نام می بریم:
• رسیدگی به لابی ساختمان
• نگهداری استخر
• فضای بازی کودکان
• باشگاه ورزشی
• و …

استفاده از پلتفرم آنلاین برای مدیریت ساختمان

با توجه به پیشرفت تکنولوژی و نفوذ فناوری های نوین به عرصه های مختلف زندگی، بسیاری از کارها برای انسان ها، ساده تر شده است. مدیریت مجتمع ها نیز از این قائله، مستثنا نیستند. نرم افزارها و پلتفرم های آنلاین، با ورود به حوزه های مختلف، ضمن سهولت انجام امور، دقت بسیار بیشتری را هم با خود به ارمغان آورده اند.
در همین راستا پلتفرم مدیریت املاک و مستغلات ملکبا، به عنوان برترین نرم افراز مدیریت مجتمع، خدمات کاملی را ارائه می دهد. در واقع به جرات می توان گفت که بهترین روش مدیریت ساختمان ها در حال حاضر، بهره گیری از پلتفرم های آنلاین است. ملکبا با ارائه ویژگی های مختلف کاربردی، امور مدیریت آپارتمان ها و مجتمع ها را برای مدیران، آسان تر کرده است.

امکانات نرم افزار مدیریت ساختمان ملکبا برای مدیران ساختمان
پلتفرم مدیریت املاک و مستغلات ملکبا، امکانات کاملی را در این اپلیکیشن گنجانده است. تمامی این ویژگی ها، برای سهولت مدیریت مجتمع های مسکونی، تجاری و … می باشد. در واقع شخص یا گروه مدیریت، پس از انتخاب مدیر ساختمان، باید شیوه اصولی فرآیند مدیریت را ملاک قرار دهد. ملکبا می تواند ضمن سهولت این امر، دقت بسیار زیادی را هم برای اهالی ساختمان و مدیریت، به ارمغان آورد .
شرکت نوای آرامش خانه، گروه توسعه نرم افزار، قابلیت های بسیاری در ملکبا قرار داده است. به برخی از این ویژگی ها اشاره می کنیم:

• مدیریت شارژ مجتمع
• مدیریت هزینه های مجتمع
• مدیریت درآمدهای مجتمع
• مدیریت جریمه و دیرکرد
• گزارشات و بیلان امور مختلف
• مدیریت صندوق های مالی ساختمان
• امکان تعریف قوانین برای ساختمان
• مدیریت ساکنین واحدها
• امکان تغییر مدیر ساختمان
• استفاده برای تعداد نامحدود واحد
• امکان ایجاد نظرسنجی
• امکان ارسال پیام به ساکنین

ملکبا همواره در حال توسعه قابلیت های خود بوده و به مرور زمان، امکانات بیشتری نیز در اختیار مدیران و اهالی ساختمان ها قرار می گیرد. همچنین لازم به ذکر است که استفاده از این ویژگی ها به صورت رایگان و برای عموم افراد آزاد است. تمام تلاش ملکبا بر این اساس است که امر مدیریت و سکونت در آپارتمان، با سهول بیشتری همراه باشد.

عدم پذیرش مدیریت ساختمان

همانطور که اشاره کردیم، هر ساختمانی که بیشتر از 2 مالک داشته باشد، باید انتخاب مدیر ساختمان در آنها انجام شود؛ و یک یا چند نفر به عنوان هیئت مدیره ساختمان امور مجتمع را رفع و رجوع نمایند. حال اینکه در برخی از مجتمع ها، به خصوص ساختمان های کوچک، مدیر ساختمان از بین اهالی انتخاب می شود. حتی این امکان وجود دارد که این وظیفه را به صورت دوره های کوتاه مدت یک یا چند ماهه (یا یکساله)، به هر کدام از واحدها محول نمایند.
در واقع برای تمام واحدهای مسکونی این اجبار بوجود می آید که می بایست به سهم خودشان، در دوره ای مشخص، مدیریت ساختمان را بر عهده بگیرند. می توان این نوع شکل از مدیریت، مدیریت چرخشی هم نام گذاری کرد.
حال در صورتی که هیچکدام از اهالی (مالکین) این وظیفه را بر عهده نگیرد، طبیعتا امور ساختمان با اختلال جدی مواجه خواهد شد. چرا که امکان نظارت و پاسخگویی به امور جاری ساختمان وجود نخواهد داشت. در این حالت، یک یا چند نفر از اهالی ساختمان که مالک نیستند (مستاجر هستند)، می تواند با تشکیل جلسه و موافقت سایرین، مدیریت ساختمان را بر عهده بگیرند. حتی می توان شخصی یا اشخاص واجد شرایطی را که ساکن یا مالک مجتمع نیستند هم در این جایگاه منتصب نمود.
در حالتی که این امر نیز میسر نباشد، ساکنینی که خواهان انتخاب مدیر ساختمان هستند، می توانند اقدام حقوقی نماید. برای این اقدام، باید به شورای حل اختلاف مراجعه و بر علیه سایر مالکان طرح دعوی کرد. چرا که مطابق با آئین نامه تملک آپارتمان ها، مالکین ساختمان الزاما باید به صورت دوره ای و مداوم، تشکیل جلسه داده و مدیر یا مدیران ساختمان را انتخاب نمایند.

متن کناره گیری از مدیریت ساختمان

گاهی اوقات ممکن است مدیر یا هیئت مدیره ساختمان، به دلایل مختلف، پیش از موعد مقرر، خواهان استعفا و کناره گیری از این سمت باشند. در این حالت ضمن اطلاع به مجمع عمومی و در صورت نیاز به سایر اهالی، این اقدام انجام می شود. البته پیش از استعفای مدیر ساختمان، باید تمام أمور جاری و أمور مالی ساختمان به مجمع عمومی تحویل داده شود. همچنین می توان این فرآیند را به حسابدار ساختمان، مدیر ساختمان بعدی یا نماینده وی تحویل داد.
همسو با این اقدامات، مدیر باید نامه استعفای خود را هم تهیه و تحویل مجمع عمومی یا نماینده ایشان دهد. در ادامه یک نمونه نامه استعفای مدیر ساختمان را قرار می دهیم. البته بسته به نوع استعفا و سایر اطلاعات مورد نیاز، ممکن است مطالب این نامه تغییر کند.

بسمه تعالی
اعضای هیئت مدیره محترم ساختمان:

جناب آقای
موضوع: درخواست استعفا از مدیریت ساختمان
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار آن مقام محترم می‌رساند اینجانب …. و به شماره شناسنامه …. از تاریخ در این ساختمان با سمت …. در واحد مشغول به کار می‌باشم. و به دلایل شخصی تقاضای استعفای خود را از تاریخ …. به حضور محترم اعلام می‌دارم.
امیدوارم همکاری اینجانب برای این ساختمان مثمر ثمر بوده و در این مدت از بسیاری از آموزش‌ها بهره مند شده‌ام.
لذا خواهشمند است دستورات لازم را در صورت موافقت به سایر اهالی ساختمان اعلام دارید. و همچنین در صورت آموزش به فرد جدید در این شغل اعلام آمادگی می‌کنم.
قبلا از حسن نظر و توجه جنابعالی نهایت تشکر و قدردانی را دارم و برای شما آرزوی توفیق روز افزون را از درگاه خداوند خواستارم.
با تشکر
نام و نام خانوادگی
امضاء

{ در ادامه بخوانید: انواع وام بانکی برای ساختمان و اینترنت اشیاء در ساختمان و نکات اسباب کشی}

نحوه واگذاری دسترسی مدیریت ساختمان در پلتفرم ملکبا به شخص دیگر

یکی از قابلیت های پلتفرم مدیریت املاک و مستغلات ملکبا، امکان تغییر مدیر ساختمان یا به نوعی انتقال مدیریت به شخص دیگر است. بدیهی است که در طی زمان این امکان وجود دارد که به دلایل مختلفی، مدیر ساختمان تغییر کند. در این حالت و پس از انتخاب مدیر ساختمان توسط مجمع عمومی، در داخل پلتفرم این ویژگی مهیا شده است.
برای استفاده از این حالت، پس از ورود به بخش مدیریت پلتفرم، در لیست ساکنین ساختمان، گزینه ای به نام انتقال مالیکت وجود دارد که فرآیند جابجایی مدیر ساختمان را انجام می دهد. طبیعتا شخص مدیر جدید هم باید عضو پلفترم ملکبا بوده و در لیست اعضا ساختمان حضور داشته باشد.
در صورتی که در هر قسمتی نیاز به راهنمایی داشتین، می توانید با پشتیبانی ملکبا، در تماس باشید. همچنین امکان ارسال تیکت و پشتیبانی آنلاین سریع در داخل پلتفرم وجود دارد.