پرداخت هزینه ها برای مدیریت ساختمان را چگونه شفاف سازی کنیم؟

در این مقاله قصد داریم در مورد یکی از موضوعاتی با شما صحبت کنیم که این روزها گریبان‌گیر افراد بسیاری شده است. آپارتمان نشینی از ملزومات زندگی این روزهای بشر است و اصولا در شهرها موضوعی فراگیر است. اما آپارتمان نشینی قوانینی دارد که باید به آن توجه کرد. مهمترین موضوع مربوط به مسائل مالی و پرداخت شارژ و هزینه‌های ساختمان است که باید در این مورد به طور کامل شفاف سازی کرد. لزوم استفاده از قوانین مشخص برای پرداخت شارژ و احترام به حقوق سایر همسایگان نیز موضوع بسیار مهمی است. اگر شما هم دوست دارید با این موضوع بیشتر آشنا شوید و در زندگی روزمره خود درگیر این موضوعات هستید تا انتهای مقاله در کنار ما بمانید.

فهرست

• هزینه های ساختمان چیست؟
• هزینه های مشاعات
• دریافت فاکتور برای مخارج ساختمان
• نقش مدیر ساختمان در شفاف کردن هزینه ها
• نقش حسابدار ساختمان در شفاف سازی هزینه ها
• شفاف سازی هزینه های ساختمان با ملکبا
• گزارش مالی مدیر ساختمان
• کنترل هزینه ها با قراردادهای نگهداری تاسیسات
• جمع بندی

هزینه های ساختمان چیست؟

پرداخت هزینه‌های ساختمان در قالب شارژ ساختمان مطرح می‌شود و تمام واحدهای ساختمان ملزم به پرداخت ماهانه شارژ هستند. شفاف سازی در این زمینه بسیار مهم است و حق ساکنان است که از نحوه حساب و کتاب شارژ و هزینه‌های انجام شده برای ساختمان مطلع شوند. اولین موردی که باید به آن پرداخت این است که اصولا هزینه‌های ساختمان شامل چه مواردی می‌شود. اولین مورد پرداخت هزینه‌های مربوط به انرژی است. برای مثال برق مشاعات، آب و گاز که مبلغ قبض آن بین تمام واحدها تقسیم می‌شود.

همچنین هزینه نظافت ساختمان، پرداخت حقوق نگهبان در صورت وجود، پرداخت هزینه‌ نگهداری از فضای سبز در صورت وجود، هزینه‌های مربوط به تعمیرات تاسیسات و موارد اینچنینی، پرداخت هزینه‌های تعمیرات و نگهداری از آسانسور و … در زمره هزینه‌های ساختمان محسوب می‌شود.

هزینه های مشاعات

کلمه مشاعات یک اصطلاح حقوقی است که برای بیان قسمت‌هایی از ساختمان به شمار می‌رود که تمام ساکنان از آن فضاها استفاده می‌کنند. در واقع مشاع بخشی از زمین است که قسمت نمی‌شود. مشاعات شامل قسمت‌هایی است که در زیر به آن‌ها شاره کردیم.

• محوطه زمین ساختمان
• پشت بام ساختمان
• درب ورودی و راهروها
• پنجره‌های موجود در راهرو
• آسانسور
• ورودی پارکینگ ساختمان
• پارکینگ‌های اضافی
• موتورخانه و تاسیسات
• حیاط
• لابی ساختمان
• سیستم‌های سرمایش و گرمایش
• چاه
• لوله کشی و سیم کشی ساختمان
• تلفن مرکزی
• اتاق سرایداری
• امکانات تفریحی مانند استخر، سونا و جکوزی

حالا که به طور واضح و شفاف مشاعات ساختمان را بیان کردیم به اهمیت شفاف سازی هزینه‌های مربوط به تعمیرات این قسمت‌ها می‌پردازیم. حالا که با قسمت‌های مشاع یک ساختمان آشنا شدید نوبت به محاسبه هزینه‌های مشاعات ساختمان می‌رسد. فرض کنید ایزوگام پشت بام ساختمان آسیب دیده است.

ساکنان طبقه پایین نمی‌توانند بگویند این مشکل به ما ربطی ندارد و این موضوع فقط به ساکنان طبقات آخر ساختمان مربوط می‌شود. همه ساکنان باید به طور مساوی هزینه‌های مربوط به بازسازی و رفع نقص مشاعات را بپردازند. این موضوع اهمیت بسیار زیادی دارد و عدم همکاری و هماهنگی در بین همسایگان می‌تواند مشکلات زیادی را ایجاد کند.

دریافت فاکتور برای مخارج ساختمان |  شفاف سازی مالی

یکی از اصلی ترین راه های شفاف سازی مخارج ساختمان، دریافت فاکتور معتبر بابت خدمات و کالای خریداری شده است. به عنوان مثال، در صورتی که شخص یا گروهی، وظیفه تعمیر تاسیسات را بر عهده می گیرند، پس از پایان کار، صورتحساب معتبر و قابل استنادی برای خدمات انجام شده به مدیر یا مسئول ساختمان تحویل دهند. البته این وظیفه مدیریت ساختمان است که تقاضای فاکتور نماید. دریافت صورتحساب، باعث می شود هزینه های انجام شده برای اهالی، کامل روشن و شفاف باشد.

این کار، باعث سهولت انجام امور حسابداری هم می شود. فاکتورها می‌توانند به عنوان اسناد مالی در ساختمان شناخته شده و کار مدیریت را راحت‌تر نمایند.

نقش مدیر ساختمان در شفاف کردن هزینه ها

یکی از مواردی که می‌تواند در شفاف سازی هزینه‌های دریافت شده و خرج شده برای ساختمان اعمال شود برگزاری جلسات ساختمانی است. در این جلسات ساکنان درباره مشکلات ساختمان صحبت می‌کنند، هزینه‌های لازم را برآورد می‌کنند و مبلغ مورد نیاز برای رفع مشکل مطرح شده مشخص می‌شود. سپس هر واحد ملزم به پرداخت این مبلغ می‌شود. البته همیشه بعضی از افراد هستند که از پرداخت شارژ و مسائل این چنینی طفره می‌روند.

مدیر ساختمان هم باید با توانمندی و مدیریت کردن درست سعی کند تا همسایگان را متقاعد کند که همگی سر موقع شارژ خود را بپردازند. البته بهتر است دفتری برای بررسی حساب و کتاب ساختمان تهیه شود و هر زمان لازم بود به طور شفاف هزینه‌ها و مبالغ دریافت شده از ساکنان به هر کدام از همسایه‌ها که درخواست بررسی دارند ارائه شود. به این شکل اعتماد بین مدیریت ساختمان و ساکنان برقرار می‌شود و افراد با میل و رغبت بیشتری تمایل به پرداخت به موقع شارژ خود خواهند داشت. 

البته بدیهی است که در زمان کنونی، استفاده از دفاتر فیزیکی و حسابرسی های سنتی، عملا امکان پذیر نیست. پلتفرم ملکبا، به صورت ویژه برای این عملیات، ایجاد شده است. برای ثبت نام و استفاده از ملکبا، به صفحه اصلی پلتفرم ملکبا مراجعه کنید.

نقش حسابدار ساختمان در شفاف سازی هزینه ها

اگر ساختمان شما بزرگ است و تعداد واحدها‌ی آن زیاد است و شما هم به دنبال شفاف سازی هزینه‌های ساختمان هستید بهترین کار این است که حسابداری برای ساختمان استخدام کنید. زیرا بررسی حساب‌های مالی کار راحتی نیست. در برج‌ها به دلیل اینکه تعداد واحدها زیاد است برای بررسی هزینه‌ها حسابدار استخدام می‌شود و به تمام هزینه‌های ساختمان رسیدگی می‌کند. به این شکل یک حساب و کتاب منظم وجود دارد و هر فردی می‌تواند با خیال راحت مبالغ مربوط به شارژ ساختمان را پرداخت کند و در قبال آن فاکتور بگیرید.

به این شکل بدون بروز مشکل و درگیری حساب هر واحد مشخص می‌شود و معلوم می‌شود کدام واحد بدهکار  است و اگر بدهکار است چه مبلغی را باید پرداخت کند. حالا سوالی مطرح می‌شود. اگر خانه‌ای خالی است و کسی در آن زندگی نمی‌کند پرداخت شارژ آن واحد به عهده چه کسی است؟

در پاسخ به این سوال باید بگوییم که هر ساختمانی مالکی دارد که ممکن است در آن واحد ساکن نباشد. فرقی ندارد که شما در واحد زندگی می‌کنید یا خیر. باید هزینه‌های مربوط به ساختمان و شارژ را پرداخت کنید.

شفاف سازی هزینه های ساختمان با ملکبا

یکی از دستاوردهای یک پلتفرم خوب امکان شفاف سازی و ارائه گزارشات درست و حساب‌های مالی ترازبندی شده است که مدیران ساختمان و همچنین ساکنین به دنبال آن هستند. یکی از پلتفرم‌های قدرتمندی که می‌توانید برای انجام حساب‌های مربوط به مشاعات ساختمان از آن استفاده کنید ملکبا نام دارد. در حقیقت ملکبا یک پلتفرم مدیریت ساختمان است که امکانات زیادی مانند مدیریت هزینه، مدیریت درآمد، مدیریت جریمه و دیرکرد، مدیریت بدهی، مدیریت شارژ، ارائه گزارش مالی و بیلان، گردش مالی صندوق، مدیریت صندوق و بسیاری از امکانات دیگر را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

این اپلیکیشن کاربرد بسیار راحتی داشته و امکان ارسال پیام به ساکنان واحدها نیز در آن تعبیه شده است. همچنین می‌توانید تعداد اعضای نامحدودی را در این پلتفرم عضو کنید و قابل استفاده روی گوشی‌های اندروید و ios  است.

یکی از مزیت‌های استفاده از ملکبا این است که مدیر ساختمان، امکانات کامل مدیریت را در اختیار دارد. مثلا می‌توان به این مورد اشاره کرد یکی از ویژگی های موجود در این اپلیکیشن، تعریف جریمه‌های نپرداختن یا دیرکرد پرداخت شارژ است. تعریف جریمه به نوعی بازدارندگی ایجاد می‌کند و افراد را مجبور می‌کند تا در موعد مقرر شارژ خود را پرداخت کنند. به نوعی یک اهرم فشار است که البته به صورت آگاهانه و منصفانه اعمال می‌شود و افراد را تشویق می‌کند تا مطابق با جدول زمان‌بندی شارژ خود را پرداخت کنند.

گزارش مالی مدیر ساختمان و نقش آن در میزان شفاف سازی

اگر به رشته حسابداری آشنا هستید می‌دانید که گزارش مالی دارای چه ویژگی‌هایی است و از چه بخش‌هایی تشکیل شده است. شفاف سازی در حسابداری بسیار مهم است. وقتی حسابدار مشغول حسابرسی به حساب‌های مالی ساختمان می‌شود در نهایت باید یک گزارش مالی به ساکنان یا هیئت مدیره ساختمان ارائه دهد. این گزارش بر پایه سه بخش است که شامل دارایی، بدهی و سرمایه است.

مطابق با این بیلان مالی می‌توان برای آینده ساختمان برنامه‌ریزی کرد. اگر به تعریف دارایی در علم حسابداری بپردازیم باید بگوییم که دارایی کلیه اموال و حقوقی است که ارزش مادی دارد. دارایی می‌تواند شامل اموال مشهود شود که برای مثال می‌توان به زمین، ساختمان و… شود و یا قابل رویت و دیدن نباشد که مثال مناسب آن سرقفلی است. اما در مورد ساختمان تمام اموال قابل رویت دارایی محسوب می‌شود.

بدهی هم مقدار پولی است که باید پرداخت شود و هنوز پرداخت نشده است. هر دارایی مالی و ارزش مالی هم سرمایه نام دارد. حالا با این تعاریف تا حدودی می‌توانید متوجه شوید که چه چیزهایی در ساختمان در گروه سرمایه قرار می گیرد و چه چیزهایی دارایی است. یک حسابدار با تجربه به راحتی می‌تواند این دسته بندی‌ها را انجام دهد و حساب‌های ساختمان را بررسی کند. اما این کار می‌تواند برای یک مدیر ساختمان که تجربه حسابداری ندارد بسیار سخت و طاقت فرسا شود.

اگر به عنوان مدیر ساختمان به دنبال شفاف سازی مالی هستید و از اصطلاحات به کار رفته در رشته حسابداری اطلاعی ندارید می‌توانید از پلتفرم‌های موجود در بازار برای مدیریت ساختمان استفاده کنید. در این موارد یکی از پلتفرم‌هایی که می‌تواند کمک بسیار زیادی به شما نماید ملکبا است. زیرا این پلتفرم می‌تواند نقش یک حسابدار را برای شما ایفا کند و شما به کمک آن می‌توانید به راحتی حساب‌های مربوط به ساختمان را تکمیل کنید. پلتفرم ملکبا به شما بیلان مالی را به صورت خروجی ارائه می‌کند.

کنترل هزینه ها با قراردادهای نگهداری تاسیسات

یکی از بخش‌هایی که هزینه تعمیر و نگهداری آن از تمام بخش‌های ساختمان گران‌تر است و همیشه یک نگرانی بزرگ برای ساکنین محسوب می‌شود هزینه‌های مربوط به نگهداری تاسیسات است. تاسیسات به کار رفته در ساختمان شامل قطعات الکتریکی و مکانیکی است و به هر حال خرابی در این قطعات رخ خواهد داد. بسیاری از افراد به تعمیر این تاسیسات آشنایی ندارند و حتی نمی‌دانند که چطور می‌توان از بروز یک مشکل در این تاسیسات عظیم و پیچیده جلوگیری کرد.

بهترین کار این است که با شرکتی در زمینه تعمیر و نگهداری تاسیسات ساختمان قرارداد ببندید و این کار را به متخصصان بسپارید. این کار می‌تواند تا حد زیادی جلوی هزینه‌های پیش بینی نشده ناشی از خرابی تاسیسات را بگیرد. به این شکل در میزان هزینه‌های ساختمان صرفه ‌جویی می‌شود. درست است که برای قرارداد با شرکت باید مبلغی را بپردازید.

 اما مسلما پرداخت این مبلغ بسیار کمتر و راحت‌تر از پرداخت هزینه‌های تعمیر و یا تعویض تاسیسات خواهد بود. برای اینکه بتوانید در زمینه حساب و کتاب این مورد هم شفاف سازی نمایید می‌توانید تمامی فاکتورهای مربوط به بازدید‌های دوره‌ای که شرکت از تاسیسات ساختمان انجام داده است را در یک زومکن مخصوص نگه داری کنید تا در مواقع لزوم از آن‌ها استفاده نمایید.

{ در ادامه بخوانید: تفاوت ساختمان شمالی و جنوبی چیست؟ و تاثیر خطوط حمل و نقل درون شهری بر ارزش ملک و قوانین شارژ ساختمان و پرداخت آن }

چطور مدیر ساختمان مشخص می‌شود؟

انتخاب مدیر ساختمان معمولا توسط مجمع عمومی یا ساکنین ساختمان انجام می‌شود. برای این کار جلسه‌ای تشکیل می‌شود و افرادی که تمایل دارند این مسئولیت را بپذیرند اعلام آمادگی می‌کنند و سپس با رای سایر همسایگان مدیر انتخاب می‌شود. البته باید بدانید که برای قبول این سمت حقوقی پرداخت نمی‌شود. به همین دلیل معمولا افرادی که وقت آزاد بیشتری دارند برای انتصاب به این شغل مناسب‌تر هستند.

جمع بندی

اینکه شما مالک هستید یا مستاجر در پرداخت هزینه‌های شارژ و مشاعات ساختمان فرقی ایجاد نمی‌کند. هر فردی که در یک ساختمان زندگی می‌کند باید به قوانین آپارتمان نشینی احترام بگذارد و هزینه مشاعات را پرداخت کند. شفاف سازی در امور مالی بسیار مهم است و باعث می‌شود افراد با اعتماد بیشتری پول شارژ ساختمان را پرداخت کنند.

مدیریت هم باید با ساکنان همکاری نماید و در قبال دریافت شارژ به واحدها رسید یا فاکتور ارائه کند. همچنین ساکنان باید از هزینه شدن این مبالغ در زمینه بهبود شرایط ساختمان مطلع شوند و در جریان امور قرار بگیرند. مدیریت ساختمان و رسیدگی به حساب‌های مالی کار بسیار سختی است و انرژي زیادی را از فرد می‌گیرد. همچنین مدیر باید پاسخگوی سوالات ساکنین در مورد بیلان مالی و تصمیمات اخذ شده برای کسانی که بدهی دارند نیز باشد. به همین دلیل استفاده از پلتفرم‌هایی مانند ملکبا که برای مدیریت ساختمان طراحی شده است بسیار مفید و کمک کننده است.