مدیریت مالی و حسابداری ساختمان

حسابداری ساختمان

انجام امور حسابداری ساختمان از مهم ترین نکات مدیریت ساختمان است. این امور باید توسط مدیر مجتمع یا هئیت مدیره ساختمان انجام شود. در حالت کلی حسابداری ساختمان عبارت است از محاسبه تمام هزینه ها و مخارج ساختمان و سهم پرداخت هر شخص یا هر واحد به صورت مجزا.

در این مطلب قصد داریم در خصوص جوانب مختلف این مسئولیت، توضیحاتی را برای کاربران گرامی ارائه کنیم. با ملکبا همراه باشید.

فهرست

• حسابداری ساختمان
• محاسبه هزینه های ساختمان
• شارژ ساختمان
• تنخواه گردان صندوق مالی ساختمان
• حقوق پرسنل مجتمع
• نحوه گزارش دهی به ساکنین
• الزام به ذخیره موجودی کافی در صندوق ساختمان
• هزینه برگزاری جلسات ماهانه و فصلی
• مبحث مالیات هزینه های ساختمان
• هزینه های بیمه ساختمان
• نرم افزار مناسب برای مدیریت مالی و حسابداری ساختمان

محاسبه هزینه های ساختمان

اولین و مهم ترین بخش حسابرسی ساختمان ها و مجتمع ها، مربوط به محاسبه هزینه های ساختمان است. این هزینه ها شامل مبالغ پرداختی برای امور جاری مجتمع می باشد. برای مثال می توان به شارژ ساختمان، هزینه تعمیرات و نگهداری تاسیسات، قبض های مشترک مانند آب و برق و گاز، نظافت ساختمان، نگهداری لابی، دستمزد نگهبانان یا سایر نیروهای خدماتی و سایر هزینه های جمعی آپارتمان اشاره کرد. این مبالغ باید ماهانه و به صورت منظم، توسط مدیر ساختمان یا در مجتمع های بزرگ توسط حسابدار مجتمع، محاسبه و جمع آوری شوند.

در واقع مسئولیت اصلی حسابداری ساختمان، گردآوری این هزینه ها است. در صورتی که این امور به درستی انجام نشوند، در روند جاری ساختمان اختلال جدی بوجود می آید.

تصور کنید که هزینه های قبوض ساختمان به موقع پرداخت نشود؛ طبیعتا این مسئله باعث قطعی خدمات رفاهی آب و برق و گاز و سایر آنها می گردد.

این محاسبات در انتهای هر ماه توسط مدیر یا حسابدار انجام شده و در اختیار ساکنین قرار می گیرد. البته برای سهولت انجام این فرایند، پلتفرم ملکبا به کمک مجتمع ها آمده تا این امور به سادگی انجام شوند. برای اطلاعات بیشتر به صفحه اصلی سایت مراجعه نمایید.

شارژ ساختمان

شارژ ساختمان به مجموعه هزینه هایی گفته می شود که باید هر واحد مسکونی یا تجاری، به صورت ماهانه پرداخت نماید. این مبالغ برای تسویه قبوض، هزینه ها و امور مختلف مجتمع می باشد. همانطور که پیش تر اشاره کردیم، بخشی از مبلغ شارژ، برای قبوض ساختمان پرداخت می شود. بخش دیگری از این مبالغ، برای امور خدماتی مانند نظافت مشاعات ساختمان، خرید تجهیزات احتمالی مورد نیاز مجتمع، دستمزد نیروهای خدماتی، تعمیرات و نگهداری تاسیسات گرمایشی و تاسیسات سرمایشی ساختمان و … صرف می گردد.

زمان پرداخت شارژ ساختمان نیز در ابتدای هر ماه می باشد. مدیر ساختمان یا حسابدار مجتمع، مبالغ پرداختی هر کدام از واحدها را به ایشان اطلاع می دهند. این مبالغ باید در زمان مقرر توسط اهالی پرداخت شوند. در خصوص شارژ ساختمان، قوانین و قواعد مخصوص وجود دارد که در مطالب قبلی به آن اشاره کرده ایم. برای مطالعه بیشتر به این صفحه مراجعه نمایید.

تنخواه گردان صندوق مالی ساختمان

یکی از نکات مهمی که در مدیریت ساختمان باید به آن توجه کرد، صندوق مالی ساختمان است. این صندوق همواره باید حاوی مبالغ مشخصی باشد تا در مواقع مختلف بتوان از آن بهره گرفت. البته عبارت صندوق، نه به آن معنی که حتما یک صندوق فیزیکی حاوی اسکناس وجود داشته باشد؛ بلکه یک حساب بانکی مشخص که همیشه مبلغی مشخص در آن وجود دارد. تنخواه گردان صندوق مالی فردی است که به این حساب دسترسی دارد. وی برای امور مختلف مالی مجتمع، می تواند از این صندق برداشت نماید. این مبالغ می تواند برای هزینه های گوناگونی مانند خرید تجهیزات آپارتمان، پرداختی های فوری پیش آماده و … صرف شود.

بدیهی است که تمام این مبالغ باید با جزئیات کامل ثبت گردد. این جزئیات شامل زمان پرداخت، علت پرداخت، مشخصات دریافت کننده و … می باشد.  معمولا تنخواه گردان صندوق مالی ساختمان، در مجتمع های کوچک، فرد مدیر ساختمان است. در مجتمع های بزرگ و ساختمان های تجاری، این مسئولیت توسط حسابدار ساختمان یا نماینده وی پوشش داده می شود.

پایان هر ماه، تنخواه گردان باید تمام هزینه ها و مبالغ را در دفتر حسابداری یا نرم افزار یا پلتفرم مدیریت ساختمان ملکبا ثبت نماید. در صورتی که پرداخت این هزینه ها، باعث کم شدن موجودی صندوق شده است، باید این مبالغ به شکلی که مدیر یا هیئت مدیره ساختمان تصمیم می گیرند، جبران شود.

حقوق پرسنل مجتمع

پرداخت حقوق پرسنل ساختمان، در اکثر مواقع، بیشترین مبالغ ریالی را شامل می شود. این پرنسل شامل افراد مختلف هستند. برخی از ایشان شامل نیروهای نظافتی و خدماتی هستند که به صورت دوره ای و طبق هماهنگی مدیر ساختمان، کار نظافت ساختمان را انجام می دهند. البته در مجتمع های مسکونی بزرگ یا ساختمان های تجاری، این وظیفه باید به صورت مداوم انجام شود که طبیعتا شامل هزینه های بیشتری نیز می گردد. سایر پرسنل مانند نیروهای حراست، که وظیفه ایجاد امینت مجتمع های مسکونی را بر عهده دارند، باید طبق توافق و هر ماه حقوق شان را دریافت نمایند.

همچنین در صورت حضور شخص سرایدار ساختمان، وی نیز جزو پرنسل مجتمع محسوب می شود. افراد دیگری مانند نیروهای تاسیساتی و … در صورت بروز مشکل در تجهیزات ساختمان، نقش مهمی را ایفا می کنند. بنابراین پرداختی دستمزد ایشان هم باید به موقع انجام گردد.

مجددا لازم به ذکر است که این افراد در مجتمع های کوچک و کم واحد، معمولا به صورت تمام وقت حضور ندارند و در صورت نیاز به ایشان، حاضر شده و دستمزد مطابق آن را دریافت می کنند. ولی در مجتمع های مسکونی و تجاری بزرگ، این افراد به صورت مداوم در ساختمان حاضر هستند و به صورت ثابت حقوق دریافت می کنند.

محاسبه حقوق پرسنل ساختمان نیز، از قسمت های مهم حسابداری ساختمان است که توسط حسابدار یا مدیر مجمتع صورت می پذیرد.

نحوه گزارش دهی به ساکنین

امور مالی ساختمان، باید به صورت شفاف توسط مسئولین  مجتمع انجام شود. سپس در بازه های زمانی مشخص شده (معمولا ماهانه) در قالب گزارش مالی، به اطلاع تمام ساکنین ساختمان برسد. حتی در صورتی که فردی مالک ساختمان است ولی در مجتمع حضور ندارد، حتما باید در جریان این فرایند قرار بگیرد.

گزارشات مالی شامل لیست تمام هزینه های پرداختی و دریافتی های ساختمان است. این هزینه ها شامل قبوض و حقوق پرسنل و سایر خدماتی است که در ساختمان انجام شده است. مبالغ دریافتی هم شامل شارژ ساختمان و سایر مبالغ احتمالی است که به صندوق مالی آپارتمان واریز شده است. در صورتی که مجتمع از قسمت هایی برای درآمدزایی از ساختمان هم بهره گرفته باشد، این مبالغ در گزارش ذکر می شوند.

این گزارشات عموما در تابلو اعلانات ساختمان قرار می گیرند تا در معرض دید اهالی باشند. البته در شیوه جدید مدیریتی، پلتفرم مدیریت ساختمان ملکبا تمامی این فرایند را در قالب پلتفرم آنلاین در اختیار ساکنین مجتمع قرار می دهد. به این ترتیب همه اهالی در هر لحظه به هزینه های هر بازه زمانی دسترسی داشته و امکان بررسی و پرداخت آنها را دارند.

الزام به ذخیره موجودی کافی در صندوق ساختمان

همانطور که در قسمت های پیشین اشاره کردیم، صندوق مالی ساختمان از اهمیت زیادی برخوردار است. این صندوق همواره باید حاوی مبالغ مشخص باشد تا در صورت نیاز از آن برداشت شود. این مواقع ممکن است بروز اتفاقاتی پیش بینی نشده، مانند خرابی تاسیسات، آسانسور، یا خرید اضطراری تجهیزات مورد نیاز باشد. در صورتی که در صندوق ساختمان، ذخیره مالی وجود نداشته باشد، باید این مبالغ به صورت مشترک توسط اهالی جمع آوری شود. بدیهی است که در این صورت، جمع آوری مبالغ زمان زیادی را خواهد گرفت و این امر موجب اختلال اساسی در روند جاری ساختمان ایجاد می کند.

تصور کنید پمپ آب آپارتمان دچار خرابی شده و باید سریعا به صورت کامل تعویض شود. اگر مبلغی در صندوق وجود نداشته باشد، مدیر ساختمان باید از تک تک واحدها (به نسبت سهم پرداخت شان) هزینه را جمع آوری کرده و سپس پمپ خریداری شود. کاملا طبیعی است که این کار حداقل به بیشتر از دو روز زمان نیاز دارد؛ در تمام این مدت هم، اهالی ساختمان با قطعی آب روبرو هستند. البته چالش هایی مانند عدم پرداخت بعضی از اهالی، عدم حضور آنها و … را در این مثال در نظر نگرفتیم.

هزینه برگزاری جلسات ماهانه و فصلی

یکی دیگر از بخش های حسابداری ساختمان، مبحث هزینه های برگزاری جلسات مجتمع می باشد. البته قابل ذکر است که این جلسات در ساختمان های کوچک هزینه زیادی نخواهد داشت. اما در شهرک های مسکونی و مجتمع های بزرگ، برگزاری جلسات هم شامل هزینه های مختلفی می شود. این هزینه ها عموما شامل اقلام پذیرایی، تهیه میز و صندلی ها (البته در صورت نیاز)، هزینه های اطلاع رسانی به افراد، تهیه و هماهنگی محل برگزاری (در صورتی که در محلی خارج از ساختمان باشد) و … می باشد.

مدیر ساختمان یا فرد مسئول جلسات، باید بکوشد که این همایش ها با کمترین هزینه انجام پذیرد. چرا که تمامی این مبالغ، از محل شارژ ساختمان به صورت مشترک توسط اهالی پرداخت می شود.

مبحث مالیات هزینه های ساختمان

مسئولیت حسابداری ساختمان و امور مالی آن بخش های مختلفی دارد که مبحث مالیات هزینه های ساختمان هم جزوی از آن است. البته در حالت کلی، خود فرآیند مدیریت هزینه های ساختمان، شامل مالیات نمی شود. اما پرداخت بخشی از هزینه های مجتمع، ممکن است شامل مالیات باشند.

مانند خرید برخی از اقلام یا تجهیزات، یا استفاده از خدمات برخی شرکت ها، که مشمول قانون مالیات هستند. بدیهی است که در هنگام مراودات مالی با این شرکت های رسمی، می بایست بحث مالیاتی هم در نظر گرفته شود. رسیدگی به این امور باید توسط حسابدار ساختمان انجام شود.

هزینه های بیمه ساختمان

بخش دیگری از هزینه های ساختمان، مربوط به بیمه است. توصیه می شود که قسمت های مختلف مجتمع، توسط شرکت های بیمه، پوشش داده شود. این امر، در زمانی که اتفاقی غیر مترقبه رخ دهد، اهمیت خود را نشان خواهد داد. به عنوان مثال بیمه کردن آسانسور ساختمان باید به صورت مداوم انجام شود. بیمه آتش سوزی هم جزو موارد مهم پوشش های حمایتی است.

همچنین بیمه کردن پرسنل و نیروهای خدماتی ساختمان هم از اهمیت زیادی برخوردار است. بدیهی است که هزینه های بیمه باید توسط تمام اهالی به صورت مشترک پرداخت شود. محاسبه این هزینه ها و انجام این فرایند هم وظیفه حسابدار ساختمان است که باید در موعد مقرر انجام گردد.

{ در ادامه بخوانید: اصلی ترین نکات امنیت مجتمع های مسکونی و قوانین پرداخت اجاره بها و نکات حقوقی آن و همه چیز در مورد مشاعات برج ها}

نرم افزار مناسب برای مدیریت مالی و حسابداری ساختمان

همانطور که در این مطلب توضیح دادیم، حسابداری ساختمان امر مهمی در مدیریت مجتمع است. این مسئولیت، شامل قسمت های مختلفی است که باید توسط مدیر ساختمان یا حسابدار ساختمان انجام شود. مدیریت هزینه ها، حسابرسی هر کدام از واحدها، جمع آوری و رسیدگی به دخل و خرج آپارتمان، و … کار زمان بری می باشد.

از گذشته این فرایند به صورت سنتی و با ثبت اعداد و هزینه ها در دفاتر فیزیکی انجام می شده است. با ورود تکنولوژی ها و ابزارهای جدید، این روند شکلی مدرن تر به خود گرفت. نرم افزارهای حسابداری و ابزارهایی مانند اکسل و آفیس در مدیریت این هزینه ها به مدیران ساختمان کمک می کردند.

در حال حاضر، با ورود پلتفرم هایی مانند ملکبا که مستقیما برای مدیریت هزینه های ساختمان ایجاد شده، حسابداری ساختمان با سهولت زیادی همراه گشته است. امور مالی ساختمان شامل هزینه ها، دریافتی ها، خرج کرد قسمت های مختلف، مدیریت صندوق مالی ساختمان، لیست پرداختی ها و … برخی از امکاناتی است که ملکبا در اختیار ساکنین ساختمان قرار می دهد.

ویژگی هایی مانند برگزاری جلسات آنلاین، دعوت سایر ساکنین به پلتفرم، آگهی های ملکی و … بخش دیگری از قابلیت های پلتفرم مدیریت ساختمان ملکبا است. استفاده از این اپلیکیشن رایگان بوده و به سادگی برای عموم مردم امکان پذیر است. برای دریافت اطلاعات بیشتر به صفحه اصلی وب سایت مراجعه نمایید.